Phỏng vấn tốt sẽ giúp công ty tuyển được người tài. Phỏng vấn không hiệu quả, công ty sẽ đánh mất đi nhân viên có năng lực, thậm chí lầm tưởng một người bình thường là nhân viên xuất sắc. Dưới đây là những phương pháp tuyển dụng cũng như ưu nhược điểm mà giới nhân sự nên biết để tránh tối đa việc tuyển sai người.
Phỏng vấn tuyển dụng là gì?
Phỏng vấn tuyển dụng (phỏng vấn việc làm) là một hình thức vấn đáp trực tiếp (gặp mặt) hoặc gián tiếp (qua internet) nhằm tuyển chọn ra những ứng viên phù hợp với vị trí công việc trong công ty, doanh nghiệp.
Mục tiêu của cuộc phỏng vấn
– Tìm hiểu ứng viên có đủ khả năng và năng lực, độ “chín” trong nghề để có thể đảm nhiệm vị trí cần tuyển dụng thông qua kiến thức, kỹ năng mà họ thể thiện tại thời điểm đó.
– Xác định nguyện vọng nghề nghiệp, mục tiêu ngắn hạn dài hạn và khả năng thăng tiến khi vào làm tại công ty của ứng viên. Xem xét họ có thể song hành cùng công ty lâu dài, kiến tạo nên những giá trị tốt đẹp cho xã hội hay không.
– Đánh giá sự phù hợp của ứng viên với văn hoá công ty, có đặc điểm cá tính cần thiết để đảm nhiệm tốt vị trí cần tuyển hay không thông qua tướng mạo, dáng vóc, cách ăn mặc, khoa ăn nói, cách cư xử …
Tựu chung lại, cuộc phỏng vấn diễn ra nhằm tìm kiếm những gì mà ứng viên “có thể làm” trong hiện tại và “sẽ làm” trong tương lai.
Các bước chuẩn bị phỏng vấn
Để có một buổi phỏng vấn thành công, bạn cần chuẩn bị theo các bước như sau:
– Lên lịch phỏng vấn
– Thời gian, địa điểm
– Danh sách ứng viên
– Người phỏng vấn
– Yêu cầu đối với người phỏng vấn: hiểu công việc, có kỹ năng phỏng vấn, thông tin về tiêu chuẩn tuyển chọn và thông tin về ứng viên.
– Hậu cần: đón tiếp, hướng dẫn ứng viên, trang thiết bị tài liệu cần thiết, phòng phỏng vấn
Các phương pháp phỏng vấn phổ biến
Dựa vào nội dung phỏng vấn, hình thức phỏng vấn, số lượng cũng như cấu trúc phỏng vấn có các phương pháp phỏng vấn tương ứng. Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm và đều hướng đến mục tiêu cụ thể riêng.
Dựa vào nội dung phỏng vấn
Phỏng vấn hành vi (Behavioral-Based Interview)
Phỏng vấn hành vi còn được gọi là phỏng vấn năng lực (competency-based interview) là phương pháp phỏng vấn dựa trên kỹ thuật đặt câu hỏi STAR . Hiểu đơn giản là “thông qua quá khứ để dự đoán tương lai”.
- S (Situation): Hãy kể về tình huống mà bạn đã từng gặp phải?
- T (Task) : Những nhiệm vụ/ công việc mà bạn đã từng được yêu cầu làm?
- A (Activity): Những công việc nào bạn đã làm?
- R (Result): Mức độ thành công/ thất bại những công việc bạn đã làm là gì?
- L (Learn) : Từ đó, bài học được rút ra từ tình huống mà bạn đã gặp?
Ưu điểm: Có thể đánh giá được những kỹ năng mềm của ứng viên như teamwork, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo, khả năng sáng tạo, kỹ năng giao tiếp. Từ đó có thể xác định ứng viên thực sự có năng lực cần thiết để đảm nhiệm công việc này hay không.
Nhược điểm : Đôi khi câu trả lời của ứng viên sẽ khiến cho bạn có ấn tượng và đánh giá sai lầm. Những ứng viên có sự chuẩn bị kỹ sẽ dễ dàng “make color” cho quá khứ của mình, trong khi đó một số ứng viên có năng lực thực sự lại không giỏi trong khoản ăn nói, không mô tả được những thành tựu trong quá khứ. Bạn có thể đột phá vào các câu trả lời chung chung của ứng viên bằng các câu hỏi 4W+1H (Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Ai? Như thế nào?)
Lời khuyên: Nên kết hợp với phương pháp phỏng vấn tình huống. Hãy tạo cơ hội để ứng viên chia sẻ, tỷ lệ thời gian lý tưởng ứng viên 80%, người phỏng vấn 20%.
Phỏng vấn tình huống (case interview)
Nếu như phỏng vấn hành vi ứng viên có thể chuẩn bị từ trước thì với phương pháp phỏng vấn tình huống này, ứng viên sẽ không có sẵn dữ liệu thực tế để “đối phó”. Từ đó, bạn có thể kiểm tra khả năng hiểu vấn đề, xử lý tình huống của họ. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế.
Ví dụ:
– Nếu khách hàng đang giận dữ, bạn sẽ xử lý thế nào?
– Nếu tôi là một khách hàng của bạn thì bạn sẽ thuyết phục thế nào để tôi đồng ý mua lại chiếc điện thoại của bạn?
Ưu điểm: Kiểm tra được khả năng hiểu vấn đề, xử lý tình huống của ứng viên
Nhược điểm: Từ những câu trả lời, bạn chỉ có thể đánh giá được khía cạnh năng lực của ứng viên, như vậy chưa đủ cơ sở để đưa ra quyết định chọn ai, loại ai. Hãy vận dụng thêm phương pháp phỏng vấn gây áp lực.
Lời khuyên: Phương pháp này phát huy hiệu quả trong việc tìm kiếm các vị trí thuộc lĩnh vực tư vấn, tài chính, điều hành, chăm sóc khách hàng, nhân viên kinh doanh.
Phỏng vấn gây áp lực (stress interview)
Ví dụ:
– Vì sao bạn nghỉ việc ở vị trí cũ?
– Bạn không có nhiều kinh nghiệm, tại sao chúng tôi nên tuyển bạn?
– Bạn có nghĩ rằng xu hướng quá tỉ mỉ ở bạn có thể gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc?
Phỏng vấn gây áp lực sẽ tập trung khai thác khía cạnh sự phù hợp với đội nhóm, văn hoá công ty. Bạn có thể thêm vào các bình luận châm biếm, quan điểm gây tranh cãi, biểu cảm không đồng tình,… ngay tại bàn phỏng vấn để kiếm tra khả năng đương đầu với áp lực và ứng phó với những tình huống không mong đợi của ứng viên.
Ưu điểm: Cho thấy cách ứng xử của ứng viên trong điều kiện sức ép về tâm lý.
Nhược điểm: Có thể khiến ứng viên mất cảm tình và làm ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Mất nhân tài.
Lời khuyên: Thích hợp đối với các công việc có sức ép cao hay công việc không thú vị như các vị trí trong quân đội, cảnh sát, hoặc ngành luật. Đối với các ngành khác, hãy chắc chắn bạn đã chuẩn bị kỹ trước khi sử dụng. Những đề tài không nên đề cập đến: tôn giáo, chính trị, chủng tộc, giới tính…
Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview)
Đôi khi bạn cũng nên biết cách tạo sự khác biệt trong cách phỏng vấn của mình thông qua những câu hỏi mẹo đầy oái ăm. Đây còn là cách thử thách trí thông minh, khả năng sáng tạo, khả năng giải quyết tình huống và khả năng ứng phó của ứng viên.
Lời khuyên: Nên dùng trong buổi phỏng vấn các vị trí cần sự sáng tạo như truyền thông, marketing…
Dựa theo hình thức phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp
Một cuộc gặp mặt trực tiếp luôn giúp con người ta có cái nhìn chân thực nhất về tính cách và khả năng giao tiếp của đối phương. Trong tuyển dụng cũng vậy.
Gặp mặt trao đổi trực tiếp, bạn sẽ theo dõi được các yếu tố ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, thái độ của ứng viên – những thứ đôi khi bộc lộ nhiều hơn về con người ứng viên so với ngôn ngữ nói. Hay thậm chí, bạn sẽ dễ dàng đưa ra được đánh giá về ứng viên thông qua phương pháp nhân tướng học. Tuỳ theo quy mô, qui chế của công ty mà quá trình phỏng vấn trực tiếp có thể tiến hành một lần hay nhiều lần.
Ưu điểm: Giúp bạn xác định được ứng viên có thực sự phù hợp với công ty hay không?
Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian, công sức của đội ngũ tuyển dụng.
Phỏng vấn qua điện thoại
Khắc phục được nhược điểm của phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại sẽ là một giải pháp tiết kiệm tuyệt vời về cả thời gian, chi phí và thủ tục chuẩn bị. Nhất là khi vị trí tuyển dụng nhận được nhiều mẫu CV ứng tuyển và khó có thể sắp xếp để phỏng vấn từng ứng viên.
Ưu điểm: Giúp bạn tiết kiệm tuyệt vời về cả thời gian, chi phí và thủ tục chuẩn bị
Nhược điểm: Bạn không thể quan sát được ngoại hình đời thực của ứng viên. Không kiểm soát được những công cụ hoặc người tham mưu cho bạn ấy tại thời điểm phỏng vấn.
Phỏng vấn qua mạng Internet
Ngày nay, mindset “mở” của nhiều công ty đã cho phép bạn có thể phỏng vấn ứng viên qua Skype, Facbook, Zalo hay các nền tảng chuyên nghiệp dành cho phỏng vấn video. Một số doanh nghiệp yêu cầu ứng viên ghi lại video phỏng vấn và bộ phận HR có thể xem lại các video này nhiều lần để tiện cho việc đánh giá.
Dựa theo cách thức tổ chức phỏng vấn
Phỏng vấn hội đồng (nhóm phỏng vấn)
Ứng viên phải đối mặt cùng lúc với nhiều phỏng vấn viên và phải trả lời tất cả các câu hỏi của họ. Phỏng vấn loại này sẽ giúp đánh giá ứng viên một cách chính xác hơn, bởi các câu hỏi sẽ sắc sảo hơn, đánh giá ở nhiều góc độ hơn. Tuy nhiên dạng phỏng vấn này sẽ làm cho ứng viên bị căng thẳng về tâm lý hơn.
Phỏng vấn nhóm
Các ứng viên sẽ thảo luận về một chủ đề trong một khoảng thời gian nhất định, và người phỏng vấn sẽ quan sát và đánh giá chất lượng cũng như số lượng thảo luận của từng ứng viên.
Khi sử dụng kỹ thuật phóng vấn nhóm, bạn sẽ có điều kiện đánh giá ứng viên một cách toàn diện hơn; từ trình độ hiểu biết, khả năng trình bày trước đám đông, khả năng thuyết phục người khác đến thái độ, cư xử với đối tác …Liệu ứng viên có cướp lời người khác trong cuộc thảo luận hay không, liệu anh ta có phải là người có khả năng thuyết phục người khác, anh ta có cởi mở với những ý tưởng khác với quan điểm của mình?,…
Bạn cũng có thể so sánh xem ai là người xuất sắc hơn đồng thời giúp kiểm chứng lại những đánh giá ứng viên trong lần phỏng vấn cá nhân.
Nhược điểm: Khá tốn kém, người trực tiếp tuyển dụng phải được đào tạo và có chuyên môn vững để phản hồi những trao đổi của ứng viên.
Lời khuyên: Nên sử dụng cho các vị trí yêu cầu kỹ năng giao tiếp hoặc năng lực lãnh đạo.
Phỏng vấn cá nhân
Sẽ có một cuộc đối thoại một – một giữa ứng viên và đại diện doanh nghiệp (một cá nhân đại diện hoặc một ban đại diện 3-5 người). Hình thức này giúp nhà tuyển dụng tập trung được sự chú ý vào duy nhất 1 đối tượng để đánh giá năng lực ứng viên chính xác nhất.
Nhược điểm: Chỉ có thể đưa ra kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào khả năng thể hiện của ứng viên tại lúc đó. Khả năng bỏ lỡ nhân tài khá cao.
Lời khuyên: Nên chia thành nhiều lần phỏng vấn để đưa ra lựa chọn chính xác nhất.
Dựa theo cấu trúc phỏng vấn
Phỏng vấn theo mẫu
Bạn sẽ hỏi tất cả ứng viên đúng những câu đã được xây dựng sẵn. Các câu hỏi sẽ tập trung vào các kỹ năng, khả năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Sẽ có một bộ từ điển năng lực được chuẩn hoá và thống nhất để đánh giá đồng bộ các ứng viên.
Ưu điểm: tạo được sự công bằng – cùng một câu hỏi, cùng một hệ thống đánh giá, sự hơn thua giữa các ứng viên sẽ bộc lộ ngay lập tức. Hệ thống câu hỏi tập trung vào các kỹ năng cụ thể cũng sẽ giúp bạn đánh giá tiềm năng của ứng viên một cách tốt hơn.
Nhược điểm: Có thể bỏ lỡ ứng viên tiềm năng vì bộ câu hỏi mang tính “rập khuôn”.
Phỏng vấn không theo mẫu (tự do)
Trước khi hẹn gặp ứng viên, bạn sẽ chuẩn bị sẵn một bộ câu hỏi đa dạng, sau đó dựa vào câu trả lời của ứng viên để lựa chọn ra câu hỏi tiếp theo.
Ưu điểm: Dễ dàng đào sâu và tìm hiểu tính cách của ứng viên. Nhịp điệu phỏng vấn cũng mượt mà, tự nhiên và thoải mái hơn.
Nhược điểm: Mỗi ứng viên được hỏi những câu hỏi khác nhau nên kết quả đánh giá của bạn có thể không công bằng giữa các ứng viên.
Lời khuyên có một cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công
- Xác định thời gian, mục đích của cuộc phỏng vấn
- Thông báo trước với ứng viên phương thức phỏng vấn, thành phần tham gia
- Xây dựng một danh sách các kỹ năng mà bạn mong muốn ở các ứng viên
- Xác minh lại những thông tin ứng viên đã ghi trong mẫu CV
- Lên sẵn danh sách các câu hỏi phỏng vấn
- Kiểm tra lại danh sách câu hỏi phỏng vấn định đặt ra cho ứng viên
- Chuẩn bị câu trả lời cho câu hỏi của ứng viên
- Cảm ơn ứng viên đã đến tham dự phỏng vấn
- Lấy thông tin phản hồi từ ứng viên
- Ghi chép nhận xét ngay sau khi phỏng vấn
Kết luận
Mỗi phương pháp phỏng vấn có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với tính chất và yêu cầu khác nhau của từng vị trí tuyển dụng. Là người trực tiếp phỏng vấn, bạn nên tìm hiểu kinh nghiệm sử dụng linh hoạt các phương pháp này để có hiệu quả tốt nhất.
Để buổi phỏng vấn hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí lẫn công sức tuyển dụng, ngay từ bước sàng lọc ứng viên phải được tiến hành thật kỹ. Nhân sự trực tiếp tuyển dụng nên rà soát lại “Kho lưu trữ CV” của công ty, thống kê lại những CV nào mình đã từng gọi điện mời phỏng vấn? Còn bao nhiêu CV chưa được gọi? Bao nhiêu CV tiềm năng nhưng chưa có vị trí phù hợp?… Có như vậy công ty sẽ không phải đối diện với việc thiếu CV “chất” quanh năm.