Những công ty hàng đầu sử dụng cách thức “tuyển dụng cộng tác” bởi vì nó biến mọi nhân viên không chỉ trở thành một chuyên viên tuyển dụng mà còn là một đại sứ thương hiệu. Việc mở rộng sự tham gia vừa góp phần cải thiện kết quả của hoạt động tuyển dụng, vừa làm giảm đi khối lượng công việc của đội ngũ tuyển dụng trong công ty. Trong trường hợp bạn chưa từng nghe tới xu hướng tiếp cận đang ngày càng trở nên phổ biến này, “tuyển dụng cộng tác” chính là việc bạn mở rộng vai trò của nhân viên và quản lý trong công ty trong suốt quá trình tuyển dụng một cách có chủ đích. Cả hai đối tượng này đều đóng một vai trò rộng và có tầm ảnh hưởng lớn trong việc tìm kiếm, phân loại, đánh giá, thỏa thuận và giữ chân ứng viên. Cách thức này hoàn toàn khác với mô hình tuyển dụng truyền thống do người quản lý thống trị và không nhấn mạnh vào những lợi ích của sự cộng tác.
“Tuyển dụng cộng tác” có thể mang lại rất nhiều lợi ích.
Một lợi ích hiển nhiên mà “tuyển dụng cộng tác” có thể mang lại đó là làm giảm đi khối lượng công việc của đội ngũ tuyển dụng trong công ty. Thêm vào đó, ở một thị trường việc làm khắt khe, việc mở rộng sự cộng tác có thể cải thiện được đáng kể năng lực của công ty bạn trong việc đánh giá ứng viên một cách chính xác và chốt những thỏa thuận khó khăn nhất để giành được ứng viên. Khi các ứng viên của bạn nhìn thấy được một tinh thần hợp tác cao độ trong quá trình tuyển dụng, rất có thể họ sẽ cho rằng công ty mà họ sắp tham gia là một môi trường làm việc tập thể đáng mơ ước. Ngoài ra, khi tham gia hỗ trợ cùng, mọi người có thể hiểu rõ hơn và đánh giá đúng hơn về giá trị cũng như mức độ khó khăn của việc tuyển dụng trong bối cảnh thị trường thu hút nhân tài ngày nay đang có những cạnh tranh đầy khốc liệt. Mở rộng sự cộng tác và tham gia cũng khiến cho những nhà quản lý và nhân viên được hoạt động nhiều hơn như thể chính họ đang là người sở hữu quy trình tuyển dụng vậy. Điều này góp phần làm tăng sự đầu tư của nhân viên vào vòng cuối cùng của việc tuyển chọn ứng viên.
Những điểm tiếp cận của “tuyển dụng cộng tác”
Trong mô hình “phễu tuyển dụng”, có rất nhiều điểm mà các nhân viên và nhà quản lý có thể hợp tác với chuyên viên tuyển dụng để mang lại những tác động lớn. Những điểm đó được chia ra làm 6 nhóm và những hành động có tác động mạnh nhất được liệt kê đầu tiên trong mỗi nhóm.
Tham gia trước khi tuyển dụng
- Cộng tác để thực hiện việc đăng tuyển — Những nhân viên hiện đang đảm nhận vị trí cần tuyển hoàn toàn là người phù hợp để đưa ra những lời khuyên hữu ích cho đội ngũ tuyển dụng trước khi thực hiện hoạt động mô tả công việc và đăng tuyển. Họ có thể đóng vai trò giúp đảm bảo rằng những yếu tố hấp dẫn nhất của vị trí sẽ được làm nổi bật để thu hút nhiều ứng viên ứng tuyển hơn. Ngoài ra, bằng việc chia sẻ những cơ hội việc làm lên các trang tuyền thông xã hội của mình, những người nhân viên này cũng góp phần làm tăng số lượng đơn xin ứng tuyển vào công ty. Đối với những vị trí công việc có thể đem lại nhiều doanh thu cho công ty, đội ngũ nhân sự nên làm việc với nhà quản lý, nhóm chuyên môn và người điều hành chung để điều chỉnh lại vị trí đó, khiến cho nó trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn.
Tìm kiếm những ứng viên tiềm năng
- Đem tới những lời giới thiệu chất lượng — Đóng góp lớn nhất mà các thành viên khác có thể mang lại cho hoạt động tuyển dụng của công ty đó là liên tục hành động như một “người chiêu mộ nhân tài” 24/7 để tạo ra những lời giới thiệu. Nếu bạn có một chương trình giới thiệu ứng viên hiệu quả, gần 50% số người được thuê tuyển sẽ đến từ những lời giới thiệu. Tuy nhiên, điều cần thiết của hoạt động giới thiệu không phải là có được thật nhiều những cái tên tầm thường; mà thay vào đó chỉ cần là một vài những ứng cử viên triển vọng, có tài năng đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi các kỹ năng then chốt, hiện đang thiếu hụt trong công ty. Nhân viên, nhà quản lý và cựu nhân viên của công ty nên cố gắng đem tới những lời giới thiệu vì lợi ích chung của cả nhóm.
- Tham gia truyền tải thông điệp tuyển dụng — Nhà quản lý và nhân viên nên sẵn lòng tham gia vào những video tuyển dụng. Nếu như bản thân họ không thể tự tạo ra, họ có thể tham gia vào những video được phát triển bởi bộ phận tuyển dụng. Ngoài ra, nhân viên trong công ty cũng nên đóng vai trò như là đại sứ thương hiệu bằng cách nói với mọi người có mặt trong các buổi hội họp mà họ tham gia hay những người quan tâm tới blogs cá nhân của họ về các lợi ích hấp dẫn khi tham gia làm việc tại công ty.
- Thuyết phục những người tham gia hội thảo ứng tuyển — Khi những nhân viên và quản lý trong công ty tham gia các cuộc hội thảo, thuyết trình và gặp gỡ chuyên nghiệp; họ cũng nên thường xuyên hành động giống như những đại sứ thương hiệu và người săn nhân tài bằng cách chủ động tìm kiếm, thuyết phục những ứng viên tài năng ứng tuyển vào công ty của họ.
Hỗ trợ hoạt động sàng lọc và phân loại hồ sơ ứng viên
- Sàng lọc hồ sơ — Khi thực hiện việc tuyển dụng cho các vị trí liên quan đến kỹ thuật, những chuyên viên tuyển dụng thường gặp khó khăn trong đánh giá năng lực chuyên môn của ứng viên để xác định xem liệu rằng ứng viên đó có đáp ứng đủ điều kiện cho công việc hay không. Một nhân viên kỹ thuật từ nhóm tuyển dụng có thể giúp đỡ chuyên viên tuyển dụng xác định khả năng đáp ứng những yêu cầu trong công việc của ứng viên mà chuyên viên tuyển dụng còn đang cân nhắc, băn khoăn và chưa đưa ra được quyết định.
- Phân loại hồ sơ — Chuyên viên tuyển dụng cũng thường xuyên gặp khó khăn trong việc xác định công việc phù hợp cho từng đối tượng ứng viên. Một nhân viên có kiến thức chuyên môn về kỹ thuật hoàn toàn có thể hỗ trợ chuyên viên tuyển dụng phân loại các hồ sơ vào đúng những vị trí công việc đang cần tuyển mà phù hợp với ứng viên.
Hỗ trợ công việc đánh giá ứng viên
- Sử dụng một nhóm tuyển dụng cố định — Một đóng góp khác cũng có thể mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho hoạt động tuyển dụng đó là việc người bên ngoài tham gia hỗ trợ một nhóm tuyển dụng cố định. Cách thức này đã trở nên vô cùng phổ biến tại Google và giờ đây nó đang được các công ty khác học hỏi, áp dụng theo. Khác với trưởng phòng tuyển dụng, những thành viên trong nhóm tuyển dụng không bị kích động bởi nhu cầu có phần ích kỷ đó là chỉ tập trung vào việc duy trì vị trí của bản thân. Một nhóm tuyển dụng cố định sẽ có nhiều khả năng đưa ra quyết định một cách vô tư, không thiên vị, dựa trên những dữ liệu và yêu cầu mang tính chiến lược trong tương lai của công ty. Ngoài ra, do những thành viên trong nhóm được đào tạo bài bản và thường xuyên thực hiện công tác tuyển dụng nên họ có thể có được những đánh giá chính xác và thỏa thuận với ứng viên một cách hiệu quả hơn. Nhờ có những lý do trên, việc sử dụng nhóm tuyển dụng cố định đã và đang ngày càng trở nên phổ biến cũng như vô cùng hữu hiệu đối với các công ty.
- Việc đánh giá được dựa trên những buổi phỏng vấn ngang hàng — Nhân viên của công ty có thể đóng góp cho hoạt động “tuyển dụng cộng tác” bằng cách trực tiếp tham gia vào những buổi phỏng vấn ngang hàng. Đây là những buổi phỏng vấn mà chỉ có những người đồng nghiệp tham gia, không có sự hiện diện của các trưởng phòng. Những buổi phỏng vấn như thế này đặc biệt hiệu quả trong việc đánh giá ứng viên bởi vì những nhân viên tham gia phỏng vấn đều đang đảm nhiệm vị trí và làm các công việc giống (hoặc tương đương) với vị trí và công việc mà ứng viên ứng tuyển. Họ chính là những người có khả năng đánh giá chính xác nhất về năng lực chuyên môn của ứng viên. Khi bạn đưa ra thêm những cách thức đánh giá thay thế và đa dạng hơn, nguy cơ mắc phải những sai sót trong hoạt động tuyển dụng cũng sẽ được giảm đi một cách đáng kể. Ngoài ra, bởi vì nhân viên trong công ty được tham gia vào các quyết định của hoạt động tuyển dụng nên họ sẽ có cảm giác giống như mình đang “sở hữu” một phần nào đó quá trình và kết quả của nó. Cuối cùng, thông qua buổi phỏng vấn, nhân viên có thể đưa ra được những đánh giá khá chính xác về sự phù hợp văn hóa giữa công ty và ứng viên bởi bản thân họ cũng đang được sống và làm việc trong môi trường đó hàng ngày.
- Có thêm sự tham gia của những khách hàng lớn trong hoạt động tuyển chọn ứng viên — Khi vị trí đang được tuyển là một vị trí đóng vai trò chủ chốt, yêu cầu ứng viên phải có sự tương tác hiệu quả với những khách hàng B2B lớn; một vài công ty đã đề nghị một trong những khách hàng quan trọng của mình cử đại diện tham gia vào quy trình phỏng vấn. Sự hỗ trợ của khách hàng có thể giúp hạn chế nguy cơ các công ty mắc phải sai lầm trong hoạt động tuyển dụng. Hơn nữa, bản thân lời mời cũng phần nào thể hiện cho những khách hàng quan trọng thấy công ty bạn cam kết sẽ luôn luôn không ngừng nỗ lực đáp ứng những nhu cầu của họ.
Hỗ trợ trong việc thuyết phục và thỏa thuận/chốt thỏa thuận với ứng viên
- Những buổi phỏng vấn ngang hàng hỗ trợ cho việc thuyết phục và thỏa thuận với ứng viên — Không chỉ dừng lại ở mục đích đánh giá, những buổi phỏng vấn ngang hàng cũng vô cùng hữu hiệu trong việc thuyết phục và thỏa thuận với các ứng viên. Vì những người có nhiệm vụ đánh giá “sống với công việc” hàng ngày nên các ứng viên thường sẽ cảm thấy họ có sự am hiểu và đáng tin cậy hơn. Ngoài ra, những người nhân viên này còn có khả năng hiểu được các mối bận tâm của ứng viên và thành công trong việc giải đáp chúng. Khi không có sự hiện diện của nhà quản lý, rất có thể một vài những khía cạnh tiêu cực của công việc sẽ nảy sinh. Tuy nhiên, chính điều này lại có thể thuyết phục cho ứng viên rằng họ đang thấy được một bức tranh thực sự về môi trường làm việc trong tương lai.
- Thuyết phục và thỏa thuận với ứng viên trong các buổi phỏng vấn thông thường — Trong những buổi phỏng vấn thông thường, nhân viên trong công ty sẽ cùng tham gia với các nhà quản lý. Họ có thể thuyết phục ứng viên bằng cách đem tới những câu chuyện, những ví dụ về từng khía cạnh thú vị của công việc và cả nhóm. Những phản ứng tích cực và đầy hăng hái của họ trong từng câu trả lời dành cho ứng viên cũng có thể giúp xây dựng sự tin tưởng từ phía ứng viên (điều mà có thể tăng khả năng ứng viên chấp nhận lời mời công việc). Ngoài ra, nhân viên trong công ty có thể cải thiện chất lượng và tăng tốc độ của quá trình tuyển dụng bằng cách hoàn thành những bảng điểm phỏng vấn ứng viên và nộp chúng đúng thời hạn. Cuối cùng, khi những nhân viên có thành tích làm việc hiệu quả nhất ở trong công ty được phân công, họ có thể chủ động tổ chức các buổi gặp mặt riêng với những ứng viên hàng đầu để tiếp tục thuyết phục và thỏa thuận với ứng viên đó một cách sâu hơn.
- Những cuộc gọi của CEO — Việc CEO của công ty đích thân gọi điện thoại cho ứng cử viên sáng giá nhất khuyến khích họ đồng ý lời mời làm việc chính là một trong những cách tiếp cận để có được cuộc thương thuyết thành công. Những cuộc gọi đến từ chuyên viên cấp cao như thế này sẽ trở nên đặc biệt hiệu quả khi người thực hiện cuộc gọi biết rất rõ về lịch sử làm việc và công việc của cá nhân ứng viên đó.
- Hồ sơ của những đồng đội tương lai — Những thành viên trong nhóm có thể gián tiếp hỗ trợ công việc thuyết phục và thỏa thuận nếu như nhà quản lý cung cấp cho mỗi ứng viên trúng tuyển một bộ hồ sơ tóm tắt tiểu sử của từng thành viên trong nhóm và của nhà quản lý. Những hồ sơ này có khả năng thuyết phục cho ứng viên thấy rằng họ sẽ có được nhiều cơ hội học hỏi và phát triển bản thân từ những người đồng nghiệp và nhà quản lý tài năng, hiếm có.
- Khuyến khích nhà quản lý/ nhân viên chia sẻ những điểm khác biệt mà công ty có thể đem lại — Việc nhân viên và nhà quản lý chủ động thương thuyết với ứng viên sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều nếu họ được cung cấp thông tin về những điểm khác biệt so với đối thủ cạnh tranh mà công ty có thể mang lại. Vì thế, bạn nên cung cấp cho nhân viên một bản tóm tắt những nội dung cần thiết mà từ đó họ có thể chọn ra để truyền tải những câu chuyện gây ấn tượng tới ứng viên theo cách của riêng họ và chứng minh cho ứng viên thấy công ty của bạn là một môi trường làm việc lý tưởng. Ngoài ra, nếu được cung cấp một bảng so sánh những lợi ích mang lại cho ứng viên giữa công ty bạn và công ty đối thủ, nhà quản lý và nhân viên cũng sẽ dễ dàng, nhanh chóng hơn trong việc thương thuyết với những ứng viên tiềm năng.
Hỗ trợ sau khi lời mời làm việc được đưa ra
- Khuyến khích ứng viên trúng tuyển chấp nhận lời mời làm việc — Cụ thể của cách thức tiếp cận này đó là: Khi nhận được sự khuyến khích từ phía nhà quản lý, các nhân viên sẽ chủ động liên lạc với ứng viên trúng tuyển để thuyết phục họ chấp nhận lời mời làm việc tại công ty. Cách thức tiếp cận này đặc biệt hiệu quả bởi vì nó thể hiện cho ứng viên thấy rằng những thành viên trong nhóm thực sự cần tới sự đóng góp của họ và luôn sẵn sàng mở rộng vòng tay đón chào họ. Chỉ riêng việc những nhân viên hàng đầu của công ty không ngần ngại dành thêm thời gian (ngoài công việc của mình) để hỗ trợ theo sát ứng viên cũng đã phần nào truyền tải được một thông điệp chào đón mạnh mẽ.
- Những hành động cần thiết trước khi ứng viên gia nhập công ty — Hiện nay, nguy cơ một nhân viên mới được tuyển không xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên đang ngày càng trở nên phổ biến hơn và khiến cho nhiều nhà tuyển dụng phải đau đầu. Nhà quản lý và nhân viên trong công ty hoàn toàn có thể ngăn chặn hành động “hóa ma” này bằng cách duy trì liên lạc với người mới được tuyển để duy trì sự cam kết của họ, làm giảm bớt những nỗi lo về công việc mới và củng cố lại thỏa thuận giữa đôi bên. (Tham khảo thêm bài viết: “Nhà tuyển dụng nên xử lý ra sao khi ứng viên hủy Đề xuất công việc đã nhận ngay trước ngày đi làm?”)
- Hoạt động đào tạo nhập môn cho nhân viên mới có thể làm giảm đi tỷ lệ thôi việc — Vai trò của nhóm đào tạo nhập môn là hỗ trợ cho nhân viên mới làm quen với nhịp độ công việc một cách nhanh chóng và giảm bớt những nỗi lo lắng về môi trường làm việc mới. Tuy nhiên, các thành viên thuộc cùng nhóm với người mới còn có thể chủ động dành thời gian để hỗ trợ họ điều chỉnh, giải quyết mọi vấn đề gặp phải và bắt kịp với nhịp độ làm việc nhanh hơn ngay trong ngày đầu tiên. Việc một thành viên đề xuất trở thành người bạn đồng hành và hướng dẫn – “a buddy mentor” (cách tiếp cận mà Google đang thực hiện) có thể tạo ra được sự thành công xa hơn cho nhân viên mới.
- Hỗ trợ việc giữ chân nhân viên — Trong suốt năm làm việc đầu tiên, nhà quản lý và các đồng đội có thể hỗ trợ cho người mới được tuyển để chủ động giảm bớt những vấn đề mà có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực tới năng suất làm việc và sự duy trì công việc trong ngắn hạn hoặc dài hạn tại công ty của người đó.
Lời kết
Những tập đoàn và công ty như Google, Intuit, Apple, Netflix, Amazon, và Twitter đã và đang sử dụng các yếu tố của phương pháp “tuyển dụng cộng tác”. Quá trình cộng tác này thực sự vô cùng hiệu quả bởi nó mở rộng quyền sở hữu đối với các quyết định tuyển dụng. Những ứng viên có tư duy đổi mới, có sự thể hiện xuất sắc vượt trội và những bạn trẻ ở thế hệ kế cận hiện nay đều đang mong đợi và thậm chí là yêu cầu về một môi trường làm việc có tinh thần cộng tác cao. Nếu như công ty không thể cho ứng viên của mình nhìn thấy được điều này ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên của họ với công ty (quy trình tuyển dụng), rất có thể ứng viên sẽ lầm tưởng rằng sự cộng tác cũng sẽ không tồn tại ở những khía cạnh khác của công ty. Rõ ràng, việc có thêm sự tham gia của nhiều người khác trong các hoạt động của tuyển dụng giúp làm giảm nhẹ khối lượng công việc khổng lồ của phần lớn những chuyên viên tuyển dụng trong công ty. Nhưng điều quan trọng nhất đối với những chuyên viên và trưởng nhóm tuyển dụng khi áp dụng phương pháp “tuyển dụng cộng tác” đó là nó có khả năng làm tăng cơ hội tuyển và thuê được những nhân viên có sự thể hiện tốt hơn trong công việc.
Lược dịch by Thu Hà, TRAMTUYEN.VN