Sử dụng lực lượng lao động từ xa cho phép bạn khai thác hiệu quả một “danh sách ứng viên tiềm năng” (talent pool) rộng lớn hơn và làm giảm đi các chi phí hoạt động chung. Tuy nhiên, một nhóm làm việc từ xa chỉ hiệu quả nếu mọi người đang chèo lái theo cùng một hướng.
Mặc dù việc tuyển dụng những người có các kỹ năng mềm và đặc điểm cá nhân phù hợp với công việc từ xa là rất quan trọng, bạn cũng cần phải có một quy trình Đào tạo nhập môn được bố trí hợp lý và toàn diện để chắc chắn rằng những nhân viên làm việc từ xa có thể làm việc hiệu quả nhanh nhất có thể và được trao quyền làm việc tự chủ cũng như là đưa ra các quyết định một cách độc lập.
Đào tạo nhập môn cho nhân viên mới (Onboarding) là quá trình giúp những người mới tiếp xúc, làm quen và hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc để tự tin cống hiến năng lực. Qua đó, nhân viên mới sẽ được tiếp thu nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp,… cần thiết. Nhân viên mới càng hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc càng được nâng lên và vì thế, đóng góp cho doanh nghiệp cũng tăng đáng kể.
Quy trình Đào tạo nhập môn cho Nhân viên làm việc từ xa cần bao gồm những gì?
Dưới đây là một vài những nhân tố đóng vai trò then chốt trong quy trình Đào tạo nhập môn cho Nhân viên làm việc từ xa:
Lịch làm việc
Mặc dù các nhân viên làm việc từ xa có thể tận hưởng thời gian làm việc linh hoạt, việc có thêm một vài khoảng thời gian trùng trong lịch trình của họ dành cho các buổi gặp gỡ nhóm và cộng tác cùng nhau là thực sự cần thiết.
Một số thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể cần phải trực tuyến và sẵn sàng làm việc ở một khối thời gian cụ thể nào đó. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng công việc từ xa của họ được truyền đạt rõ ràng trong suốt sự định hướng và trong chính sách của công ty. Bạn cũng có thể có một lịch làm việc nhóm được đăng ở một vị trí tập trung để chắc chắn rằng mọi người đều nhất trí, đồng thuận với nhau.
Múi giờ
Các thành viên trong nhóm làm việc từ xa có thể ở những múi giờ khác nhau và mọi người nên nhận thức được những khác biệt về thời gian để tránh sự nhầm lẫn hoặc thất vọng không cần thiết liên quan đến hoạt động cộng tác nhóm, quản lý công việc và sắp xếp lịch.
Hãy yêu cầu những nhân viên mới tuyển của bạn xác nhận về địa điểm và thời gian làm việc của họ, sau đó bạn nên tạo ra một “bản đồ nhóm” để các nhân viên có thể nhìn thấy múi giờ và thời gian sẵn sàng làm việc của nhau. Bạn cũng có thể sử dụng một lịch chung hoặc công khai hiển thị thời gian làm việc và thời gian sẵn sàng của mọi người để giảm thiểu việc sắp xếp lịch tới lui liên tục.
Các công cụ cộng tác
Sự giao tiếp và cộng tác liền mạch chính là chìa khóa dẫn đến thành công cho các nhóm làm việc từ xa. Không chỉ việc triển khai các nền tảng phù hợp, mà khả năng của các thành viên nhóm trong việc tận dụng tối đa năng lực của họ là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Bạn nên cung cấp cho các nhân viên mới tuyển những khóa đào tạo toàn diện để họ có thể biết cách sử dụng hiệu quả tất cả các công cụ cộng tác nhóm, ví dụ như ứng dụng nhắn tin, nền tảng giao tiếp hợp nhất, phần mềm quản trị dự án và hệ thống chia sẻ tệp tin.
Kế hoạch liên lạc
Với rất nhiều các công nghệ dành cho liên lạc ngày nay, các nhân viên cần phải biết khi nào thì nên dùng nền tảng nào và những kỳ vọng liên quan đến mỗi nền tảng. Điều này sẽ đảm bảo rằng các thành viên nhóm đang ưu tiên hoạt động giao tiếp của họ và sử dụng đúng kênh cho đúng mục đích.
Bạn hãy tạo ra một kế hoạch liên lạc và đặt kỳ vọng về thời gian phản hồi. Ví dụ, phần mền trò chuyện Slack yêu cầu sự phản hồi ngay lập tức và một email nên được trả lời trong vòng 24 giờ. Đối với những vấn đề khẩn cấp cần có sự chú ý ngay lập tức, các nhân viên nên gọi điện thoại, nhắn tin hoặc sử dụng ứng dụng nhắn tin (ví dụ như Whatspp).
Cài đặt môi trường làm việc
Các nhân viên làm việc từ xa cần phải kết nối với các hệ thống của bạn bằng thiết bị và mạng của riêng họ. Hãy cung cấp chương trình đào tạo Tin học phù hợp và hỗ trợ cho họ để họ có thể tiếp cận với tất cả các nền tảng phần mền và thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ.
Thêm vào đó, đừng bỏ qua tầm quan trọng của vấn đề an ninh mạng. Do chi phí của việc vi phạm dữ liệu cao, các thành viên trong nhóm làm việc từ xa nên thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo an toàn cho các kết nối và sự riêng tư của các mạng của họ nhằm bảo vệ các thông tin nhạy cảm của tổ chức và dữ liệu khách hàng.
Đào tạo nhập môn cho Nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả
Bên cạnh việc tạo ra các tài liệu đào tạo hiệu quả, bạn có thể tăng tính hiệu quả của quy trình Đào tạo nhập môn bằng những cách sau:
- Sử dụng phần mềm tự động hóa để hợp lý hóa các luồng công việc, loại bỏ các tắc nghẽn / đình trệ, giảm sai sót, đảm bảo rằng không có bất cứ điều gì bị bỏ sót và mang tới một trải nghiệm liền mạch cho nhân viên nhằm giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân.
- Sử dụng các mẫu đơn điện tử và chữ ký số để giảm thiểu công việc giấy tờ cũng như những trì hoãn và sai sót phổ biến trong các quy trình thủ công. Giải quyết tất cả các công việc hành chính một cách nhanh chóng để những nhân viên mới tuyển có thể tập trung vào thực hiện công việc của họ.
- Tiến hành định hướng bằng những cuộc trò chuyện video nhằm giảm thiểu sự truyền đạt sai và thúc đẩy các mối quan hệ. Bạn có thể ghi lại các cuộc nói chuyện để dành cho sự tham khảo trong tương lai.
- Chia quy trình Đào tạo nhập môn thành các phần nhỏ dễ tiêu hóa và bố trí chúng thật khôn khéo để những nhân viên mới tuyển có thể bắt đầu công việc mới với sự phấn khởi và đạt được thành công nhanh chóng nhất có thể.
- Hãy đảm bảo rằng các nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ những đồng nghiệp của họ thông qua các cuộc gọi video để họ cảm thấy thoải mái và được chào đón. Khuyến khích họ liên lạc, đưa ra các câu hỏi và sắp xếp các cuộc trò chuyện 1-1 với các thành viên cùng nhóm.
- Tạo ra một hệ thống bạn bè (a buddy system) để những nhân viên hiện tại có thể hỗ trợ người mới tuyển bằng cách giải thích cho họ cách làm việc, trả lời các câu hỏi của họ, giúp họ làm quen với cả nhóm và khiến họ cảm thấy thoải mái trong môi trường làm việc mới.
- Thiết lập hoạt động đăng ký thường xuyên để chắc chắn rằng nhân viên mới tuyển cảm thấy được hỗ trợ và đang đạt tới mức năng suất tối đa một cách nhanh nhất có thể. Thu thập các thông tin phản hồi để có thể tinh chỉnh quy trình Đào tạo nhập môn.
- Thực hiện một lộ trình kéo dài 90 ngày để giúp đỡ nhân viên mới gắn kết với công ty và làm việc hiệu quả. Lộ trình này có thể tránh cho họ cảm thấy choán ngợp bởi họ làm việc hướng tới những mục tiêu được xác định rõ ràng.
Một quy trình Đào tạo nhập môn được thiết kế tốt sẽ giúp tạo ra một không khí phù hợp, nâng cao năng suất và cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Nó cho phép bạn gặt hái được những lợi ích từ việc sử dụng lực lượng lao động từ xa và làm tăng lợi nhuận ròng trong khi giảm thiểu những thách thức tiềm năng.
Lược dịch by Thu Hà, TRAMTUYEN