Ông Greg Furstner – một phi công trực thăng 26 năm kinh nghiệm, đã nhận được Huy Hiệu Bronze Star và Huân chương Air Medal của Mỹ cho những chiến công trong sự nghiệp. Ông cũng là người sở hữu những kỹ năng lãnh đạo vô cùng tốt và tự tin biết cách đưa mọi người vào vị thế tốt nhất để đi đến thành công.
Greg Furstner đã vô cùng thành công trong vai trò lãnh đạo và đứng đầu trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Ông này hiện đang là Senir Vice President – Human Resources tại SkillPath – tổ chức được thành lập năm 1989 chuyên cung cấp các chiến lược đào tạo tại chỗ, nội dung và chương trình giảng dạy, hội thảo cộng đồng các chương trình học tập online cho các công ty Fortune 500, cơ quan chính phủ, trường đại học,… Có thể nói SkillPath hiện đang dẫn đầu trong lĩnh vực này trên toàn thế giới.
Ông Furstner tin rằng, nếu người lãnh đạo được bao quanh bởi những người tốt nhất, công ty hay tổ chức sẽ phát triển thật tuyệt vời. Ông ủng hộ việc xây dựng cơ sở hạ tầng vừa đủ để công ty phát triển nhanh hơn nhưng vẫn đủ linh hoạt để đáp ứng được nhu cầu của từng nhân viên, cũng là một cách thể hiện sự tôn trọng của công ty dành cho mỗi nhân sự.
Tình trạng hạn chế của thị trường lao động khiến nhiều chuyên gia nhân sự phải nghiêm túc suy nghĩ về cách họ sẽ tuyển dụng và giữ chân nhân viên. Với tỷ lệ thất nghiệp thấp kỷ lục tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương (hiện là 3,6%, thấp nhất trong 49 năm), riêng tại Việt Nam, tỉ lệ thất nghiệp là 2.2% theo thống kê vào tháng Tư năm 2019 của IMF – International Monetary Fund (Quỹ Tiền Tệ Quốc Tế), ông Furstner cùng các cộng sự đang tìm thấy nhiều cơ hội việc làm trong một số ngành công nghiệp hơn so với lượng lao động thất nghiệp. Trong bối cảnh 10.000 người sinh ra trong giai đoạn bùng nổ dân số (baby boomers) tới tuổi nghỉ hưu, sự thiếu hụt nhân sự sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động của các doanh nghiệp.
Thêm vào đó, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tìm, kiếm nhân sự cho các vị trí quản lý, đôi khi chấp nhận thuê chuyên gia nước ngoài vì không tìm được ứng viên bản địa phù hợp
Nói tóm lại, cạnh tranh trên thị trường lao động rất khốc liệt.
Nếu bạn may mắn tìm được các ứng cử viên “siêu sao” mang về team của mình, ấn tượng ban đầu là vô cùng quan trọng. Ứng viên bên ngoài và nhân viên mới luôn rất nhạy cảm với trải nghiệm của họ tại công ty, ngay cả trước khi họ bắt tay vào công việc. Sau khi tiếp xúc và đào tạo hàng ngàn ứng viên trong 30 năm sự nghiệp làm HR của mình, ông Furstner nhận ra rằng:
- Doanh nghiệp cần đảm bảo những gì được quảng cáo cho vị trí công việc và văn hóa công ty phải là chính xác những gì ứng viên trải nghiệm khi bước vào công ty.
- Nhân viên mới không muốn bị nhồi nhét quá nhiều công việc và thông tin khi vừa bắt đầu công việc.
- Những nhân viên mới thường rất chú ý tới cách họ được chào đón, môi trường làm việc ra sao, đồng nghiệp thế nào trong tuần đầu tiên. Đây cũng là những điều họ sẽ dùng để kể cho những người khác, trong và ngoài công ty.
- Nhân viên mới cũng thường quyết định có tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp, công ty của bạn hay không ngay trong tuần đầu tiên.
Quy trình chào đón nhân viên mới cho doanh nghiệp
Việc phải trải qua một quy trình chào đón nhân viên mới sơ sài kém chuyên nghiệp có thể gây ấn tượng xấu cho nhân viên mới; khiến họ đánh giá công ty bạn đang được quản lý lỏng lẻo và chuẩn bị không chu đáo cho sự xuất hiện của họ. Đặc biệt, trong thị trường lao động khốc liệt hiện nay, một quy trình chào đón nhân viên mới cần được chú tâm và cần là một hành động bắt buộc đối với bất kỳ đội ngũ nhân sự nào.
4 mục tiêu của một quy trình ra mắt nhân viên mới thành công:
- Tạo cơ hội cho đồng nghiệp cũ và quản lý từ tất cả các bộ phận kết nối với nhân viên mới.
- Giúp nhân viên cảm thấy được chào đón và công ty đã chuẩn bị rất chu đáo cho sự xuất hiện của họ.
- Củng cố sự tự tin ở nhân viên mới và tạo điều kiện để họ đạt được những thành công sớm.
- Khuyến khích nhân viên ở lại với công ty lâu hơn, giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo
Người quản lý của bạn đóng vai trò chính trong việc đảm bảo quy trình hoạt động, đặc biệt là người quản lý trực tiếp của nhân viên mới đó.
Hỗ trợ nhân viên mới từ TRƯỚC ngày làm việc đầu tiên
Khi ứng viên chấp nhận offer từ doanh nghiệp, đừng làm mất liên lạc với ứng viên của bạn. Thay vào đó, bộ phận nhân sự nên tìm cách giữ liên lạc và hỗ trợ họ trước khi đi làm chính thức. Dù ứng viên có đi làm trong 2 ngày tới, 2 tuần tới hay 2 tháng tới, hãy cứ giữ liên lạc. Bộ phận nhân sự có thể chia sẻ thông tin về công ty cũng như các phúc lợi để giúp các nhân viên mới tiết kiệm thời gian và ít bối rối hơn trong ngày đầu đi làm. Việc làm này cũng giúp điều hướng nhân viên mới chú ý tới con người, văn hóa và định hướng của công ty.
Một bài viết cung cấp thông tin nhằm làm nổi bật các giá trị và thương hiệu tuyển dụng nên được gửi sớm tới ứng viên sẽ trở thành công cụ giúp nhân viên mới kết nối với tổ chức. Một số vật dụng như bút, sổ,… đại diện cho những giá trị cốt lõi haowcj đặc trưng của công ty bạn cần được đầu tư và chú trọng.
Hãy cố gắng tương tác với ứng viên bằng cách chia sẻ những clip, những bài đăng trên mạng xã hội hay những hình ảnh liên quan tới văn hóa doanh nghiệp. Thêm vào đó, bạn cũng có thể cân nhắc làm một khảo sát để tìm hiểu một số thông tin cá nhân về ứng viên như sở thích, món ăn tủ hay đường hướng phát triển chuyên môn yêu thích. Sau đó, bạn có thể chia sẻ những thông tin này đến những thành viên khác của công ty.
Bạn có thể khuyến khích các ứng viên kết nối với nhau qua mạng xã hội như Facebook hay các phương tiện khác để họ có thể biết tên và nhớ mặt trước khi chính thức làm việc.
Cuối cùng hãy đảm bảo rằng bàn làm việc,các thiết bị công nghệ hỗ trợ công việc của ứng viên mới đã được thiết lập sẵn sàng ngay ngày đầu tiên làm việc. Việc làm này bao gồm cả việc lập một email mới, thêm vào những phần mềm chuyên dụng và cấp quyền truy cập và mạng nội bộ hoặc máy chủ của công ty.
Quản lý nên làm gì trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới
Khi nhân viên mới tới công ty, hãy gặp và đón họ ở cửa chính, dẫn họ đi một vòng công ty, giới thiệu các khu vực khác nhau như phòng nghỉ giữa giờ, phòng gym, nhà vệ sinh; giới thiệu họ với đồng nghiệp, team của họ; lên kế hoạch để họ gặp gỡ các thành viên chủ chốt của các phòng ban khác càng sớm càng tốt.
Ở cương vị của nhà quản lý, bạn sẽ cần phải thảo luận với nhân viên mới về các trách nhiệm cụ thể của công việc, mục tiêu, định hướng, cấu trúc, vai trò với công ty. Không kém phần quan trọng khi bạn nên chia sẻ với nhân viên mới về vị trí, vai trò của họ trong tổ chức và cách để họ cống hiến cho sự phát triển của công ty.
Để giúp nhân viên mới cảm thấy đã đạt được vài thành tựu nho nhỏ trong tuần làm việc đầu tiên, hãy giao cho họ những nhiệm vụ có hướng dẫn cụ thể, cung cấp nguồn cũng như các trả lời thắc mắc từ họ. Một vài nhân viên có xu hướng do dự khi đặt câu hỏi cho người quản lý. Một cách thông minh để giải quyết vấn đề này là hãy gợi ý họ làm việc chung với một đồng nghiệp nào đó để có thể nhanh chóng giải đáp những thắc mắc hàng ngày, chẳng hạn như hộp thư hay đồ đạc nằm ở đâu trong công ty.
Đừng để cho nhân viên mới ăn trưa một mình vào ngày bắt đầu. Bạn sẽ hiểu hơn về cấp dưới của mình nếu chủ động mời họ đi ăn đấy!
Trong 30 ngày đầu tiên
Từ ngày đầu tiên cho tới ngày cuối cùng làm việc của nhân viên, bạn nên xem việc gặp gỡ và tương tác với nhân viên là điều bắt buộc. Hãy lập một kế hoạch hàng tuần hoặc hàng tháng gặp gỡ và bàn bạc về những dự án hiện tại, nhưng ý tưởng và cả những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải trong quá trình làm việc.
Là một người quản lý, bạn nên khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi thỏa đáng cho họ, đặc biệt là trong 30 ngày làm việc đầu tiên. Hãy tìm hiểu xem họ có đang hòa nhập tốt với công việc hay không và trả lời mọi câu hỏi từ họ. Tạo điều kiện để nhân viên gắn kết với những giá trị văn hóa của công ty. Hãy giúp các nhân viên hiểu được lý do nào thúc đẩy những giá trị văn hóa đó, đồng thời giải thích cách mà công ty đang vận hành hiện tại.
Sau khi giao những nhiệm vụ ban đầu, bạn sẽ sớm nhận ra nhân viên đang thiếu các kỹ năng cụ thể nào. Dựa trên cơ sở đó, bạn có thể lập một kế hoạch đào tạo cũng như training các kỹ năng mềm như giao tiếp và làm việc nhóm.
Trong 90 ngày tiếp theo
Sau khi làm việc 90 ngày, nhân viên mới gần như đã biết cách ổn định và giải quyết các công việc một cách độc lập. Hãy tiếp tục hỗ trợ những việc làm của họ, trả lời các thắc mắc khi cần thiết và nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên.
Người quản lý cũng nên thiết lập một plan đo lường đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên; đồng thời tạo ra dự án bổ trợ cho kế hoạch nêu trên. Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu được cách thức đo lường và biết cách để đạt được những mục tiêu đề ra.
Thêm vào đó, bạn hãy khuyến khích sự phát triển chuyên môn của từng cá nhân. Dành riêng một khoản chi phí cho những buổi họp, hiệp hội thương mại,… và khiến nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của những cơ hội học hỏi quý giá này.
Trong bối cảnh những xu hướng và công nghệ thay đổi nhanh chóng, quy trình đón tiếp nhân viên mới cũng cần được cập nhật nhanh nhất. Bạn có thể lấy phản hồi của nhân viên mới , đánh giá câu trả lời của họ từ đó đo lường hiệu quả cập nhật và quy trình trình của bạn. Việc làm nhân viên mới cảm thấy thoải mái có thể khiến ứng viên muốn gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp; làm việc hiệu quả và năng suất hơn.