Là một người quản lý, bạn cần biết nhân viên mới khó có thể bắt kịp nhanh chóng và ăn khớp khi bắt đầu công việc. Việc cân bằng khả năng học hỏi của nhân viên và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn chính là một thử thách cho các nhà lãnh đạo hiện nay.
Vậy, cách tốt nhất giúp nhân viên mới bắt kịp đường đua nhanh chóng là gì?
Ý kiến của chuyên gia
“Nếu bạn muốn nhân viên làm việc tốt, bạn phải cho họ một sự khởi đầu xứng đáng. Đây là một sự thật hiển nhiên mà ai ai cũng đều biết”, Dick Grote – Nhà tư vấn Quản lý hiệu quả công việc và tác giả của cuốn sách How to Be Good at Performance Appraisals, cho hay. Những tháng làm việc đầu tiên của người mới cần được chú ý và theo dõi sát sao.
“Mọi người thường có cảm giác phấn khích nhưng cũng bỡ ngỡ khi tiếp nhận một công việc mới. Vì thế, đây là lúc thích hợp để bạn tạo ảnh hưởng lớn đến họ”, theo Michael Watkins – tác giả của cuốn sách bán chạy The First 90 Days. “Thường những người ít nhận được sự chú ý nhất là những người có những xáo động trong lòng”, mà sự xáo động này – theo Watkins, “có thể đem lại vô số những bất lợi khác nhau”. Dù người mới này là “tân binh”, hay họ được chuyển tiếp từ bộ phận khác trong cùng một tổ chức – thì đây là những cách có thể khiến giai đoạn này trở nên dễ dàng hơn cho họ.
Sự tham gia của các thành viên trong đội ngũ
Watkins khuyên rằng bạn cũng nên khuyến khích các thành viên trong nhóm cùng hỗ trợ nhân viên mới, và giúp cho họ hiểu hơn về cái được gọi là “trách nhiệm tập thể”. Và theo Grote, bạn nên đề cử một người đóng vai trò là “người bảo đảm” – ghép đôi người này với nhân viên mới nhằm giúp họ giải quyết mỗi khi có khó khăn nào ập đến. Điều này không chỉ tốt cho “người bảo đảm” vì đây là cơ hội để họ luyện tập kỹ năng lãnh đạo, mà nó còn mang lại lợi ích cho nhân viên mới vì họ sẽ không cảm thấy lo lắng khi muốn hỏi về một vấn đề nào đó với quản lý trực tiếp của mình. Ngoài ra, việc này còn giúp bạn trút bớt đi một vài nhiệm vụ, nhằm tập trung hơn cho công việc chính của mình đấy.
Đặt ra những kỳ vọng từ ban đầu
Nhân viên mới nhận việc nên nắm được các kỳ vọng trong công việc từ những người quản lý. Grote giải thích rằng, chẳng hạn như tại Texas Instruments, mỗi nhân viên mới hay nhân viên được chuyển tiếp đều nhận được một bản đánh giá hiệu suất. Grote nói thêm: “Vào ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới, nhà quản lý cần phổ biến mẫu đánh giá hiệu suất này. Đó chính là công cụ để đo lường biểu hiện khi làm việc của nhân viên, và những gì mà nhân viên cần chịu trách nhiệm trong quá trình làm việc.”
Chú trọng vào văn hóa doanh nghiệp
Phần lớn các nhà quản lý đều mong muốn nhân viên mới hiểu rõ doanh nghiệp bằng cách đưa ra các chiến lược, các cấu trúc vận hành chính thống, hoặc giải thích những luật lệ hay quy định mà nhân viên cần phải tuân thủ. Tất cả những điều đó tuy quan trọng, nhưng “chúng ta cũng nên chú trọng hơn đến văn hóa cũng như các chính sách của công ty nữa”, Watkins cho hay. Và bạn cũng không nên chờ đến ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới bắt đầu đề cập đến chủ đề này.
Quá trình tiếp nhận nhân viên mới có đạt được hiệu quả hay không xuất phát ngay từ khâu tuyển dụng. Đó là khi bạn phỏng vấn và đánh giá xem nhân tố nào có nhiều tiềm năng và phù hợp với vị trí công việc nhất. Hãy trò chuyện một cách chân thành về cách mà công ty vận hành, đồng thời hãy trả lời cả những câu hỏi đến từ ứng viên. Sau đó, khi người mới bắt đầu tiếp nhận công việc, hãy dành ra một ít thời gian từ buổi gặp mặt đầu tiên để đôi bên có thể tiếp tục cuộc trò chuyện.
Nếu nhân viên mới của bạn lần đầu gia nhập tổ chức, đừng cho rằng họ có thể hiểu hết những thuật ngữ chuyên ngành. Hãy dành thời gian để hỗ trợ họ trong quá trình phiên dịch những từ đó. Giúp họ hiểu hơn bằng cách giải thích tóm lược, đồng thời cung cấp thêm những thông tin thuần túy mà những người ngoại đạo sẽ không thể biết hết được.
Kết nối xã hội sẽ khiến cho nhân viên mới nắm rõ hơn về văn hóa cũng như các chính sách của công ty. Vì thế trước khi người mới bắt tay vào công việc, hãy hỏi rằng: Nhân viên mới cần ai hỗ trợ để họ có thể gia nhập tốt với công ty? Hãy bắt đầu với một nhóm ba người, và giúp họ làm quen với nhau một cách dễ dàng hơn nhé!
Đừng coi nhẹ điều gì, dù là nhỏ nhặt nhất
Grote cho biết các nhà quản lý hãy đặt mình vào trường hợp của nhân viên mới. “Bạn cần chắc chắn rằng, nhân viên mới sẽ có một ngày khởi đầu đáng nhớ theo chiều hướng tích cực. Bạn có thể cho phép nhân viên mới tan làm vào lúc 5 giờ chiều. Và khi có ai đó hỏi họ ngày đầu tiên làm việc như thế nào, bạn sẽ không muốn câu trả lời rằng họ đã ở công ty và điền 37 mẫu hồ sơ khác nhau đâu đấy”.
Những điều đơn giản tạo sự khác biệt. Grote còn khuyên rằng: “Hãy khuyến khích các nhân sự khác cùng nhau phối hợp với nhân viên mới, để họ không cảm thấy lạc lõng và phải ăn cơm trưa một mình chẳng hạn”. Điều này nghe tuy không quan trọng, nhưng lại rất cần thiết. Tương tự như vậy, việc tạo ra môi trường thân thiện để chào đón thành viên mới là vô cùng quan trọng; bao gồm cả việc giới thiệu các vấn đề cần thiết có sẵn như danh thiếp doanh nghiệp, nơi làm việc hay thẻ thông hành ra vào tòa nhà.
Watkins cho biết thêm, ông đã từng nhìn thấy nhiều doanh nghiệp quên lãng mất những điều nhỏ nhặt này, dẫn tới cảnh tượng như: “Nhân viên mới phải đi lòng vòng quanh tòa nhà với tấm thẻ khách mà không thể vào nơi làm việc được”.
Cho nhân viên mới thêm thời gian để phát triển
Phải mất bao lâu để nhân viên mới có thể bắt kịp với vị trí công việc của mình? “90 ngày, không hơn không kém!”, Watkins nói vui. Tuy nói vui là vậy, nhưng Watkins giải thích rằng không có một câu trả lời nào có thể thỏa đáng với câu hỏi như trên. Theo ông: “Đối với một nhân viên mới với trình độ cao được chuyển giao tới bộ phận khác trong cùng một tổ chức, nghiên cứu chỉ ra rằng họ cảm thấy mình đang có đóng góp cho giá trị cho công ty trong vòng 6 tháng. Nhưng nếu một nhân viên mới hoàn toàn bước chân vào công ty ở một vị trí công việc hóc búa, thì có thể mất đến một năm để họ có thể thật sự hòa nhập”.
Grote cũng đồng ý với Watkins rằng: “Quá trình tiếp nhận nhân viên mới là một thử thách”. Và việc khiến cho một người mới “nhanh chóng hăng say cống hiến với một niềm hứng khởi” là một điều không thể xảy ra được. “Bạn biết điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cứ cố làm vậy không? Đó là bạn sẽ nhanh chóng chuốc lấy thất bại thảm hại mà thôi”.
Theo Grote, nhân viên mới cần được khởi động với một nhịp độ đều đều hợp lí, và sau đó sẽ được gia tốc càng nhanh khi họ đã cảm thấy thoải mái với mọi thứ. Ông khuyên rằng: “Hãy hỏi những thành viên hiện tại là họ đã mất bao lâu để cảm thấy họ thật sự là một phần của tập thể. Thông tin của những người này chính là nguồn dữ liệu tốt nhất mà bạn sẽ có được đấy”. Với cái đà ấy, hãy hỏi thêm về quá trình mà họ đã được tiếp nhận khi mới gia nhập công ty như thế nào. “Những người cũ có thể sẽ không nhớ rõ. Nhưng nhân sự được tuyển dụng trong vòng hai tháng trước sẽ đưa ra phản hồi về điều mà họ mong muốn được học hỏi trong thời gian đó”, Grote cho hay.
Những nguyên tắc cần ghi nhớ khi làm việc với nhân viên mới
Nên làm:
- Dành thời gian để giải thích và trả lời, giúp nhân viên mới hiểu hơn về văn hóa của doanh nghiệp
- Tạo trách nhiệm tập thể bằng cách chia sẻ nhiệm vụ đào tạo và tiếp nhận nhân viên mới với đồng nghiệp của họ
- Hỏi nhân sự hiện tại về trải nghiệm của họ khi được tiếp nhận và đào tạo, nhằm hiểu sâu hơn về quy trình hiện có của công ty mình
Không nên:
- Khiến cho nhân viên mới bị vùi sâu vào hỗn độn các loại giấy tờ vào ngày làm việc đầu tiên – mà thay vào đó hãy cho họ cảm giác được chào đón và thoải mái khi công tác
- Quên giới thiệu nhân viên mới những việc hậu cần như cách bố trí phòng làm việc, hay trao đổi danh thiếp
- Mong đợi nhân viên mới sẽ “nhanh chóng hăng say cống hiến với một niềm hứng khởi” – hãy hiểu rằng thời gian mà họ có thể bắt kịp với nhịp điệu còn tùy thuộc vào vị trí công việc đó nữa
Tình huống nghiên cứu #1: Sắp xếp ngăn nắp để không bỏ qua bất cứ chi tiết nào
Emily Burns đã làm việc cho Ruan Transportation Management Systems trong gần bốn năm nay, và hiện tại cô đang làm việc ở phòng nhân sự. Sau một năm công tác, cô nhận thấy quy trình tiếp nhận nhân viên mới của nhóm mình đang bị quá lơ là và không theo quy củ. “Chúng tôi thường không chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng khi đón nhận nhân viên mới trong ngày làm việc đầu tiên của họ”, cô giải thích.
Emily bắt đầu tiêu chuẩn hóa lại quy trình này. Cô tạo một danh sách kiểm quán triệt cho các nhà quản lý sử dụng, và nhóm tất cả tài liệu có liên quan của nhân sự mới vào một tệp tin chung của công ty. “Những tệp tin này cung cấp đầy đủ thông tin về các sự kiện đã diễn ra, vào ngày nào, nhằm giúp cho mọi việc trở nên suôn sẻ hơn trong ngày đầu làm việc của nhân sự mới”, Emily thông tin thêm. Danh sách các việc phải làm sẽ được hoàn thành 14 ngày trước khi nhân viên mới vào làm, và sẽ kết thúc sau sáu tháng trong quá trình công tác của họ.
Nỗ lực của Emily có đạt được hiệu quả hay không? “Tỉ lệ nhân viên thôi việc đã giảm xuống, đồng thời các thành viên mới có thể bắt đầu đào tạo và đóng góp công sức ngay từ ngày đầu tiên” Emily khẳng định. Cô cũng lưu ý thêm rằng, quy trình này giúp nhân viên mới có cảm giác được quan tâm cũng như hài lòng hơn đối với công việc mới, với cấp trên và cả công ty nữa. “Khi nhân viên mới có cảm giác an toàn và ổn định trong ngày đầu làm việc, cộng với trải nghiệm được đào tạo một cách suôn sẻ – họ sẽ càng chú tâm vào việc học hỏi nâng cao kỹ năng, và nỗ lực thật tốt cho công việc của mình”.
Tình huống nghiên cứu #2: Giúp nhân viên mới học hỏi những thuật ngữ trong ngành
Mùa thu năm 2014, Ryan Twedt, chủ của Be Always Marketing, tuyển dụng một nhân viên bán hàng mới là Justin Thompson vào nhóm làm việc gồm có bảy người của mình. Mặc dù Justin xuất thân từ một ngành toàn hoàn khác biệt, nhưng bởi vì những thuật ngữ marketing có vẻ khá cơ bản, nên ông đã không phổ biến cho Justin biết trong quá trình đào tạo của anh.
Sau đó, ông sớm đã nhận ra lỗi lầm từ mình. Khi mọi người có buổi họp bán hàng đầu tiên, “Justin đã sử dụng sai những thuật ngữ trong ngành khi nói chuyện. Rõ ràng là Justin không hề biết rõ những định nghĩa cơ bản này”, Ryan nói. “Chúng tôi đã không thể chốt hợp đồng, và nó còn ảnh hưởng đến niềm tin của khách hàng dành cho chúng tôi nữa”
Trước khi đào tạo, Ryan cần phải cho Justin biết rõ những kỳ vọng khi công việc là gì. Ryan đã tạo một bản mô tả đầy đủ cho Justin, bao gồm cả những số liệu trách nhiệm giải trình. Sau đó, Ryan giúp Justin bằng cách thực hành những kĩ năng bán hàng. “Justin phải gọi điện cho tôi hàng ngày, giả vờ như anh ấy đang cố gắng chốt một đơn hàng với tôi. Còn tôi thì sẽ đóng vai là những nhà lãnh đạo ở các ngành nghề khác nhau cho mỗi lần gọi điện”, Ryan cho hay. Qua sự thực hành này, Justin đã học hỏi được nhiều từ thuật ngữ trong ngành, và cả những kĩ thuật nhằm tiếp cận một khách hàng tiềm năng nào đó.
Hiệu quả trong công việc của Justin tăng lên nhanh chóng nhờ vào những nỗ lực của Ryan. “Tôi nhận thấy anh ấy đã có những tiến bộ vượt bậc trong tuần đầu tiên, nhưng kết quả xác thực bắt đầu xuất hiện khoảng ba tuần sau đó”. Ryan thấy tỉ lệ chốt đơn hàng của Justin tăng lên, lượng khách hàng tiềm năng cũng tăng lên. Ryan bắt đầu nghe những cuộc gọi từ người ngoài công ty có ấn tượng với kĩ năng bán hàng của Justin. Với kết quả mỹ mãn từ cuộc thử nghiệm này, bây giờ Ryan đã thực hiện phương pháp tương tự với mỗi nhân viên mới nào đến với công ty của mình.