Kỹ năng mềm chính là một trong những yếu tố hết sức quan trọng giúp cho nhà tuyển dụng tìm được đúng người và tạo ra một buổi phỏng vấn hiệu quả. Để đánh giá được kỹ năng mềm của ứng viên nhà tuyển dụng đòi hỏi phải linh hoạt và có mẹo. Vậy làm sao để có được trong tay những mẹo, những cách đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên thật hiệu quả? Cùng chúng tôi khám phá những bí quyết đánh giá hồ sơ ứng viên hiệu quả ở ngay trong nội dung bài viết này.
Đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên liệu có tồn tại nghịch lý?
Bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng phải công nhận rằng kỹ năng mềm chính là một yếu tố vô cùng quan trọng giúp cho họ có thể đánh giá được người ứng viên trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Nguyên nhân là bởi vì nếu như kỹ năng cứng cần thiết để mở đầu sự nghiệp cho người ứng viên thì những kỹ năng mềm sẽ giúp cho họ duy trì và phát triển sự nghiệp đó thông qua việc nâng cao năng lực cá nhân. Chẳng hạn như , người ứng viên muốn ứng tuyển thành công vị trí giám đốc Marketing thì bên cạnh việc nắm vững những kiến thức về mảng ngành Marketing họ còn cần phải biết cách lãnh đạo. Đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng tạo ra được sức ảnh hưởng lớn đối với người khác cũng như có được một bộ não biết tư duy chiến lược, logic. Hoặc lấy ví dụ về lĩnh vực kỹ thuật. Một người lập trình viên chẳng thể chỉ biết mỗi về mảng code , họ còn phải biết làm sao để có thể tư duy sáng tạo, có bộ não biết phân tích và giải quyết vấn đề. Mỗi một vị trí ứng tuyển đều có những yêu cầu riêng về kỹ năng mềm và hầu hết đều đòi hỏi có sự tích hợp của nhiều kỹ năng mềm.
Một người ứng viên dù có sở hữu trong tay một tấm bằng cao nhưng ở họ không có kỹ năng làm việc nhóm, không thể hợp tác tốt với những thành viên khác trong nhóm công việc, cũng chẳng khéo léo để xử lý các vấn đề xảy ra trong quá trình làm việc nhóm hay quá trình hợp tác với khách hàng thì họ cũng sẽ dễ dàng trở thành những nhân tố “không được chào đón”. Không thể hợp tác thì làm sao có thể mang được những yếu tố tích cực cho công việc đây?
Dù có vai trò vô cùng quan trọng như thế nhưng mà kỹ năng mềm lại rất khó nhận được sự đánh giá chính xác. Nó không những không được bất cứ văn bản nào ghi nhận hay được trao bằng cấp rõ ràng , lại chẳng hề có bất cứ quy chuẩn nào cho việc đánh giá. Nếu như nhà tuyển dụng đưa ra những dạng câu hỏi chung chung thì cũng chỉ có thể đại khái đánh giá kỹ năng mềm của họ mà không thực sát với mục tiêu cần biết rõ kỹ năng mềm ứng viên có. Cũng còn trường hợp nhiều ứng viên lợi dụng yếu tố này để có thể giấu nhẹm đi những kỹ năng mà họ thiếu, chỉ đại khái là “na ná” cho qua bằng những sự chuẩn bị kỹ càng nhất để đưa ra những câu trả lời hoàn mỹ không thực sát với khả năng thực tế của họ. Thế cho nên nếu như bạn mong muốn đánh giá được kỹ năng mềm của người ứng viên thực sự chính xác thì tốt nhất bạn nên cân nhắc tới những cách đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên đã được áp dụng bởi nhiều doanh nghiệp hàng đầu.
Những cách đánh giá kỹ năng mềm của người ứng viên
Yêu cầu ứng viên tự đưa ra những đánh giá kỹ năng mềm theo thang điểm
Ở trong buổi phỏng vấn , bạn nên yêu cầu ứng viên của bạn tự đưa ra những kỹ năng mềm mà họ có nhưng phải tương thích với vị trí việc làm đang ứng tuyển. Để họ đưa những kỹ năng đó vào các nấc thang điểm tùy vào sự đánh giá của họ, những kỹ năng mà họ cho điểm cao có nghĩa là họ cho rằng mình mạnh ở kỹ năng đó. Sau khi đã có thang điểm đánh giá này thì bạn cần kết hợp với những phương pháp đánh giá được đưa ra phía dưới đây, chúng sẽ giúp bạn kiểm chứng lại mọi thứ.
Đưa ra những câu hỏi hành vi , lắng nghe ứng viên thể hiện quan điểm
Trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng tìm việc làm của ứng viên, những câu hỏi hành vi sẽ giúp bạn tập trung vào kinh nghiệm ở trong đời sống từ thực tiễn của người ứng viên. Nói theo cách khác thì thông qua những câu hỏi phỏng vấn hành vi này bạn sẽ kiểm chứng được mức độ linh hoạt và sự trải nghiệm của họ trong cuộc sống. Bạn sẽ biết được người ứng viên đó liệu có thể làm việc tốt khi họ phải chịu đựng áp lực hay không? Họ có khả năng giao tiếp tốt hay không, bạn có đạo đức nghề nghiệp như thế nào? Một vài câu hỏi về hành vi mà bạn nên sử dụng để đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên:
• Bạn đã từng gặp vấn đề đối với cấp trên hay chưa Nếu như đã từng gặp thì bạn xử lý vấn đề đó như thế nào?
• Bạn đã bao giờ gặp những khó khăn khi các thành viên trong nhóm có tranh chấp , cãi vã . Bạn giải quyết như thế nào?
• Kể về người sếp tuyệt vời nhất mà bạn từng làm việc? Vì sao bạn cảm thấy như thế?
• Bạn đã bao giờ giải quyết một vấn đề rất khó tưởng như phải bó tay hay chưa?
• Bạn đã mắc lỗi bao giờ chưa? Bạn sữa lỗi sai của mình như thế nào?
Đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng viên
Nếu những câu hỏi dò xét thông tin, trình độ, kinh nghiệm thông thường đã trở nên nhàm chán, tại sao bạn không thử thay đổi và đặt ra những câu hỏi tình huống cho ứng viên? Bằng cách này , bạn có thể đánh giá khả năng xử lý tình huống của ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng nhanh chóng.
Đặt câu hỏi tình huống cho ứng viên cũng là một cách để bạn có thể kiểm tra được kỹ năng mềm của ứng viên. Nhất là hướng tới việc tìm hiểu xem người ứng viên đó có thể giải quyết những vấn đề rắc rối có thể xảy ra trong việc làm và trong công ty hay không. Câu hỏi tình huống sẽ yêu cầu nhà tuyển dụng có thể lựa chọn những tình huống mang tính giả định để qua đó nhìn thấy được những ý tưởng của ứng viên trong việc giải quyết.
Bạn có thể hỏi ứng viên để xem họ có thể xử lý như thế nào khi mà họ gặp phải một người có những quan điểm trái chiều. Doanh nghiệp cũng tựa như một xã hội thu nhỏ , trong đó có vô vàn những cá nhân khác nhau về mọi lĩnh vực, từ hoàn cảnh, giáo dục, quan điểm. Nếu như người ứng viên thể hiện quan điểm của mình không đáng để người khác lắng nghe hay là bản thân họ luôn từ chối việc lắng nghe những quan điểm của người khác thì chắc hẳn người ứng viên đó là một người khó hòa đồng và không có kỹ năng làm việc nhóm tốt. Nhất là những nhóm hội tụ những thài viên sự khác biệt lớn.
Bạn xử lý thế nào khi khách hàng đang giận dữ?
Đây là câu hỏi kiểm tra kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên. Một ứng viên phù hợp là người biết giữ bình tĩnh khi đối mặt với cơn giận của khách hàng, biết chăm chú lắng nghe và vận dụng những ngôn ngữ hình thể thích hợp để xoa dịu khách hàng. Trái lại, nếu ứng viên không giữ được bình tĩnh, kiên quyết đòi lại “công bằng’ cho mình sẽ càng khiến khách hàng tức giận hơn, vấn đề sẽ không được giải quyết thậm chí còn bị làm lớn hơn. Chỉ đơn giản với câu hỏi này thôi bạn đã biết ai là người nên tuyển dụng, ai không rồi.
Bạn sẽ giải quyết công việc như thế nào nếu có thay đổi vào phút chót?
Đây là một trường hợp tương đối khó khăn và có thể không ai có câu trả lời thỏa đáng. Tuy nhiên, mấu chốt khi bạn đặt câu hỏi này là để thử thách sự linh động, khả năng ứng phó của ứng viên ra sao. Một ứng viên giỏi luôn tìm thấy cơ hội trong mọi thử thách, mọi nhiệm vụ được giao, họ coi đó là “sân khấu’ để ‘tỏa sáng’ khả năng của mình và rất ít khi phàn nàn.
Nếu tôi là khách hàng, bạn sẽ thuyết phục tôi như thế nào?
Đây là câu hỏi có thể kiểm tra rất nhiều kỹ năng của ứng viên: từ giao tiếp, thuyết phục, đàm phán, cho tới kỹ năng bán hàng. Bạn sẽ đặt ứng viên vào một tình huống khó khăn thực sự và đòi hỏi họ phải có những ứng biến nhanh nhạy, khả năng tiếp thị thông minh và cách thuyết phục không thể chối từ. Nhìn chung, đây là một câu hỏi rất khó và nếu ứng viên vượt qua màn thử thách này thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm về năng lực của họ.
Nếu bạn và sếp bất đồng ý kiến, bạn sẽ làm gì?
Môi trường công sở là nơi tiềm ẩn nhiều mâu thuẫn giữa đồng nghiệp – đồng nghiệp, nhân viên – sếp. Vậy, một ứng viên mà bạn mong muốn sẽ phải giải quyết tình huống đó như thế nào? Thông qua câu hỏi này, bạn sẽ đánh giá được kỹ năng giao tiếp và dung hòa các mối quan hệ của ứng viên. Ứng viên phải làm gì để vừa bảo đảm được hiệu quả công việc, vừa dung hòa được những mối quan hệ với cấp trên là điều sẽ giúp họ tồn tại trong môi trường công sở.
Tình huống khó khăn nhất mà bạn từng gặp phải là gì?
Thông qua câu hỏi này, bạn sẽ nhận định được “khó khăn” trong mắt ứng viên là gì và cách họ giải quyết vấn đề đó như thế nào. Để có cách nhìn sâu sắc hơn về khả năng của ứng viên, hiển nhiên bạn sẽ mong đợi nhiều hơn những câu trả lời dạng liệt kê, thay vào đó là khả năng xâu chuỗi cac sự kiện và trình bày một cách tuần tự thời điểm gặp nút thắt cho đến ‘cách tháo gỡ”.
Hỏi xem ứng viên có tham gia tổ chức nào không
Nếu như ứng viên luôn năng nổ tham gia những tổ chức hoặc là câu lạc bộ thì chứng tỏ họ là những người có khả năng cộng đồng tốt. Mức độ quảng giao cũng rhư khả năng làm việc nhóm của họ rất cao. Những người ứng viên như thế sẽ có khả năng làm việc tích cực và là điểm sáng trong nhóm. Có thể hỏi đến những câu hỏi về hoạt động ngoại khóa, tham gia văn nghệ, thể thao. Điều đó thể hiện mức độ hòa đồng và tinh thần năng động của họ.
Mẫu câu hỏi đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên
1. Kỹ năng giao tiếp
– Yêu cầu ứng viên giới thiệu về bản thân trong vòng hai câu
– Tưởng tượng xem bạn đang nói chuyện với bà ngoại đã cao tuổi. Vậy bạn hãy giải thích về công việc của mình đang làm cho bà hiểu
– Người đồng nghiệp tỏ ra coi thường thành quả lao động của bạn. Vậy bạn sẽ làm gì?
– Bạn thích giao tiếp bằng cách nào hơn: Lời nói hay văn bản?
– Bạn muốn trở thành một người lắng nghe tốt hay giao tiếp tốt
2. Kỹ năng làm việc nhóm
– Bạn thích làm việc theo hình thức nào: Độc lập hay theo nhóm? Vì sao?
– Những sự kiện trong hoạt động nhóm quan trọng như thế nào?
– Thành viên trong nhóm không hòa thuận, bạn xử lý như thế nào?
– Nếu bạn không đồng thuận khi cả nhóm làm việc đồng thuận với nhau. Bạn phản ứng như thế nào?
– Đối với bạn tinh thần làm việc nhóm quan trọng như thế nào? Bạn làm những gì để xây dựng nó?
– Bạn xử lý ra sao khi một thành viên không hoàn thành công việc trong nhóm
3. Kỹ năng lãnh đạo
– Nếu phát hiện sếp sai, bạn sẽ làm điều gì?
– Khi thành viên trong nhóm làm việc của bạn lần lượt xin nghỉ việc thì bạn sẽ làm gì? – Trong mắt bạn, thế nào là một người sép lý tưởng
– Công ty phải cắt giảm lương và cắt giảm nhân công. Bạn sẽ làm thế nào để biết được nên cắt giảm ai?
4. Kỹ năng thích nghi
– Trong sự nghiệp của mình, điều gì là sự thay đổi khó khăn nhất?
– Bạn có thích những điều bất ngờ hay không? – Nếu có sự cố xảy ra, bạn sẽ làm gì với lịch trình đã được lên kế hoạch sẵn?
– Công việc hay là những yêu cầu có tính cấp bách, bạn thường xử lý như thế nào? Nêu ra ví dụ chứng minh cụ thể.
– Bạn có thích những việc làm mang tính chất lặp lại hay không?
5. Kỹ năng xử lý – giải quyết vấn đề
– Khi nào bạn giải quyết trơn tru, thuận lợi một vấn đề? Hãy nêu ra một ví dụ.
– Đưa ra một ví dụ cho thấy bạn cần phải giải quyết vấn đề theo những cách sáng tạo nhất hay là thực hiện chúng một cách độc đáo khác với những cách làm thông thường.
– Đã bao giờ bạn phát hiện ra rằng mình phải giải quyết vấn đề ngay khi vấn đề đó mới chớm. chưa?
– Nếu ra một trường hợp cụ thể mà bạn đã phải giải quyết khi rơi vào cơ khủng hoảng.
6. Kỹ năng sáng tạo
– Nếu ví cuộc đời bạn giống như một cuốn sách, vậy thì bạn sẽ đặt tên cuốn sách đó là gì?
– Để thúc đẩy sự sáng tạo vô hạn của nhân viên trong cuộc họp, bạn sẽ làm những điều gì?
– Bạn đã dùng những phương pháp nào để tiếp thêm động lực cho những thành viên ở trong nhóm?
Hướng dẫn đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên chỉ với 3 câu hỏi
1. Bạn đã chuẩn bị gì cho buổi phỏng vấn hôm nay ?
Câu hỏi này là để bạn biết được ứng viên có tìm hiểu kỹ càng về công ty và vị trí việc làm mà họ ứng tuyển hay không. Ngoài ra, bạn còn đánh giá được thái độ của ứng viên đối với cơ hội việc làm này như thế nào, hào hứng hay hời hợt, nghiêm túc hay qua loa.
Đối với những ứng viên chưa có sự tìm hiểu cũng như chuẩn bị kỹ càng, họ sẽ gặp nhiều rắc rối với câu hỏi này. Ngược lại , với những ai thật sự nghiêm túc, bạn có thể nhận được nhiều đóng góp mang tính xây dựng từ họ.
Câu hỏi này giúp bạn đánh giá được thái độ quan tâm của ứng viên đến vị trí tuyển dụng.
2. Hãy kể tôi nghe về các công việc trước đây của bạn
Đây là câu hỏi cho phép ứng viên lựa chọn và trình công việc mà họ tâm đắc nhất. Dựa vào câu trả lời, bạn có thể biết được cách xử lý thông tin và khả năng trình bày của ứng viên ra sao. Ngoài ra , bạn còn đánh giá được khả năng tư duy , khả năng thích ứng và bề dày kinh nghiệm của họ đến đâu.
Bạn có thể yêu cầu ứng viên kể về một công việc bất kỳ mà họ đã đề cập trong hồ sơ dự tuyển, có thể hỏi sâu hơn về những việc họ từng phải thực hiện. Nếu ứng viên đối đáp không được trôi chảy, nhớ trước quên sau thì bạn nên cân nhắc lại quyết định tuyển dụng vì rất có thể những gì họ ghi trong CV chỉ là “ chém gió’. Điều này các ứng viên khi tham gia ứng tuyển cũng cần chú ý, nên trung thực trong quá trình tạo cv online, ghi đầy đủ những kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bản thân.
3. Làm thế nào để xử lý những rắc rối khi làm việc với những người luôn làm phiền bạn?
Trong quá trình làm việc , ai cũng phải trải qua giai đoạn phải hợp tác với người mà mình không thích. Những vấn đề phát sinh do mối quan hệ không được đồng nhất đôi khi sẽ làm ảnh hưởng đến thành quả chung của cả nhóm. Vì thế, khi đặt câu hỏi này cho ứng viên, nghĩa là bạn đang thử thách kỹ năng xử lý tình huống của họ.
Nếu ứng viên trả lời công việc trước đây diễn ra suôn sẻ, không có nhiều khúc mắc, bạn có thể đặt ra những câu hỏi ở tầng sâu hơn, để xem liệu có phải họ đang nói dối. Còn nếu ứng viên có thể trình bày những khó khăn khi phải hợp tác với người họ không ưa và cách hoàn thành công việc được giao, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi giao phó việc làm cho họ. Bởi để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong hoàn cảnh đó, đòi hỏi ứng viên phải có những kỹ năng mềm cần thiết như kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng chịu đựng áp lực.
Để đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên, ngoài những câu hỏi trên đây thì nhà tuyển dụng vẫn cần phải có sự quan sát, chú ý đến từng chi tiết trong câu trả lời, phân tích và chỉ ra những điểm không hợp lý trong câu chuyện, có như vậy mới đưa ra được quyết định sáng suốt nhất. Chúc bạn tìm kiếm được ứng viên phù hợp trong công ty!