Khi nhắc đến khái niệm “Làm việc từ xa – telecommuting”, nhiều người vẫn có cảm giác e ngại và thiếu thiện cảm. So với tất cả những lo ngại xoay quanh việc làm từ xa, tiềm năng của nó để gia tăng đặc quyền cho nơi làm việc là điều không thể bỏ qua.
Mười năm trước, IoT (Internet vạn vật) chỉ nhỉnh hơn một khái niệm trong lý thuyết. Mười hai năm trước, điện thoại thông minh hiện đại không tồn tại. Hai mươi năm trước, điện toán đám mây chỉ là một công nghệ mới nảy sinh, chớm được công nhận. Ba mươi năm trước, Internet chỉ mới được sử dụng ở bên ngoài giới học viện.
Mỗi công nghệ này, bằng cách này hay cách khác, đã thay đổi thế giới. Mỗi một trong số chúng đại diện cho một sự thay đổi cơ bản trong cách chúng ta làm việc, chơi, và sống. Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đã thích ứng với những thay đổi này.
Họ đã triển khai cơ sở hạ tầng và những chính sách để hỗ trợ việc sử dụng an toàn điện thoại thông minh và máy tính bảng. Họ sử dụng hạ tầng và nền tảng đám mây để trợ giúp mọi thứ, từ giao tiếp đến phân tích đến những nỗ lực tuyển dụng. Họ đang sử dụng IoT để mở ra các luồng công việc và luồng doanh thu mới.
Tuy nhiên, ngay cả với tất cả sự đổi mới này, có một lĩnh vực mà tôi đã nhận thấy rất nhiều tổ chức liên tục bị thiếu: Làm việc từ xa. Điều mà tôi muốn đề cập ở đây không phải việc cho phép nhân viên thỉnh thoảng trả lời email hoặc chỉnh sửa tài liệu khi họ đang ở ngoài văn phòng làm việc.
Tôi đang nói về làm việc từ xa thực sự.
Cho phép một nhân viên làm công việc của họ mà không bao giờ cần phải đặt chân đến văn phòng, thuê một người sống tại thành phố khác mà không mong đợi họ phải chuyển đi, đem tới nhân viên hiện tại cơ hội tự do làm việc tại nhà nếu và khi họ lựa chọn như vậy.
Vì một vài lý do, bất chấp tất cả các tiến bộ công nghệ mà chúng ta đã thấy ở nơi khác, nhiều tổ chức vẫn còn lo sợ một cách công khai đối với vấn đề làm việc từ xa. Ngay cả khi họ ủng hộ những đổi mới công nghệ trong mọi hoạt động khác của doanh nghiệp, họ tiếp cận các khái niệm về thuê người như thể hiện giờ vẫn là những năm 1980. Điều đó cần phải được thay đổi.
Tôi hiểu sự lo ngại thay đổi. Đồng thời, tôi cũng nhận ra được lý do tại sao họ cảm thấy như vậy. Nhìn bề ngoài, có vẻ như có rất nhiều lý lẽ thuyết phục chống lại xu hướng nhân viên làm việc từ xa. Về căn bản, nó cùng đi đến một điều.
“Là những nhà lãnh đạo doanh nghiệp, chúng tôi sợ phải gánh chịu chi phí và rủi ro của việc quản trị sự thay đổi – đặc biệt là với một khái niệm xa lạ như là môi trường làm việc không có sự giám sát,” nhà tư vấn toàn cầu về điều hành ảo hóa Laurel Farrer viết. “Có cả những cách đúng và sai để thực hiện công việc từ xa. Nếu bạn đang bị kìm lại chỉ vì nhìn vào các ví dụ sai, bạn sẽ bỏ lỡ rất nhiều phần thưởng.”
Trong thời gian làm việc với vai trò là một chuyên gia tư vấn, Farrer đã nghe một số lý do tại sao làm việc từ xa không hiệu quả. Bản thân tôi cũng đã nghe được một vài. Và cuối cùng, không có lý do nào trong số chúng có cơ sở và hợp lý cả.
- Nếu một người làm việc từ xa, tất cả mọi người cũng phải như vậy. Làm việc từ xa không nhất thiết phải là một cách tiếp cận hoặc toàn bộ hoặc không tất cả. Nó giống như việc bạn sẽ có một vài nhân viên thích làm việc ở nhà, và cũng sẽ có nhiều người muốn được làm việc tại văn phòng.
- Nếu không có văn phòng, một doanh nghiệp sẽ mất đi uy tín của mình. Điều này không đúng. Nếu như ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp chỉ hoàn toàn dựa trên sự bày trí, bạn cần phải suy nghĩ lại về thương hiệu của mình.
- Làm việc từ xa có nghĩa là hy sinh sự thăng tiến nghề nghiệp. Đó là cách gọi của những năm 1980. Họ muốn văn hóa văn phòng của họ trở lại. Sự thành công (hay thất bại) của một nhân viên nên được đo lường bởi những kết quả, chứ không phải bằng việc liệu rằng họ có phải là một người thú vị để nói chuyện cùng tại cây nước ở văn phòng hay không.
- Có quá nhiều điều gây xao lãng làm ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của những nhân viên làm việc từ xa. Giống như bất cứ ai đã từng làm việc trong một văn phòng với một đồng nghiệp thích tán gẫu quá mức hoặc không giỏi trong việc kiểm soát cảm xúc chung sẽ cho bạn thấy rằng văn phòng làm việc có thể cực kỳ gây mất tập trung. Trái lại, ở nhà, người lao động sẽ có nhiều kiểm soát hơn đối với môi trường làm việc của họ. Điều đó có nghĩa là họ có thể chủ động loại bỏ những điều gây xao lãng khi mà họ đang cố gắng tập trung.
- Mọi người chỉ muốn làm việc từ xa vì sự lười biếng. Quan niệm cho rằng những nhân viên chỉ muốn làm việc từ xa để họ có thể thoải mái làm việc trên bãi biển hoặc để họ có thể trở thành những minh chứng lười biếng cho một sự hiểu lầm khá cơ bản về nơi làm việc. Trên thực tế, một nhân viên mà né tránh công việc ở nhà thì cũng sẽ tìm cách để né tránh công việc tại văn phòng – những người không coi trọng công việc của mình sẽ dành một nỗ lực đáng kinh ngạc vào việc lười biếng.
- Những người lao động làm việc từ xa là một rủi ro về bảo mật. Nhân viên làm việc tại nhà sẽ gây ra không nhiều hoặc ít rủi ro hơn cho dữ liệu của doanh nghiệp so với người làm việc tại văn phòng. Hơn nữa, với một môi trường làm việc từ xa thích hợp và sự kiểm soát bảo mật đúng đắn (ví dụ như khả năng thu hồi quyền truy cập vào các tệp nhạy cảm từ xa), làm việc từ xa sẽ không còn là một vấn đề đáng lo ngại nữa.
- Nhân viên cần phải ở gần để phòng trường hợp có điều gì đó khẩn cấp phát sinh. Nhờ có các công cụ cộng tác tại nơi làm việc như Slack, điều này trở nên hoàn toàn sai. Nhân viên làm việc tại nhà có thể dễ dàng tiếp cận được không khác gì nhân viên làm việc trong văn phòng; thậm chí là hơn.
Tôi đã chỉ ra các lý lẽ chủ yếu chống lại quan điểm làm việc từ xa. Nhưng tại sao bạn lại nên ủng hộ nó?
- Cấm làm việc từ xa sẽ sớm gây ra một bất lợi cạnh tranh. Dù bạn thích nó hay không, làm việc từ xa cũng vẫn tồn tại. Trong một cuộc thăm dò ý kiến vào năm 2017 của Gallup, một phần ba số người được hỏi cho biết họ muốn rời khỏi công việc hiện tại để đến với những cơ hội cho phép làm việc từ xa. Và theo công ty làm việc trực tuyến UpWork cho hay, gần hai phần ba các công ty Hoa Kỳ đưa ra quyền chọn làm việc từ xa cho nhân viên của họ – đồng nghĩa là các doanh nghiệp không đưa ra quyền chọn này giờ đây đang chiếm thiểu số.
- Làm việc từ xa cải thiện năng suất. Theo Global Workplace Analytics, người lao động làm việc từ xa có năng suất cao hơn nhân viên làm việc tại văn phòng 35 đến 40 phần trăm.
- Làm việc từ xa sẽ có lợi hơn cho môi trường. Thời gian đi lại ít hơn đồng nghĩa với việc ô nhiễm sẽ giảm đi, và khả năng chuẩn bị thức ăn trong chính nhà bếp của nhân viên có nghĩa là sẽ có ít chất thải thực phẩm từ việc ăn uống ở bên ngoài hơn.
- Làm việc từ xa sẽ có lợi hơn cho nhân viên của bạn. Theo khảo sát về Tình trạng làm việc từ xa của Buffer năm 2019, 99% người được hỏi chỉ ra rằng họ muốn làm việc từ xa ít nhất là một khoảng thời gian trong phần còn lại của sự nghiệp. Những lý do cho mong muốn đó bao gồm một lịch trình làm việc linh hoạt hơn, khả năng làm việc ở bất cứ đâu và khả năng dành nhiều thời gian hơn cho gia đình của mình.
- Làm việc từ xa giảm chi phí, đơn giản hóa quá trình tuyển dụng và làm giảm tỷ lệ nghỉ việc. Theo chuyên gia hội nghị truyền hình Owl Labs, các công ty cho phép làm việc từ xa giảm 33% thời gian để thuê nhân viên mới và có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn 25%. Và khi công ty bảo hiểm Aetna cắt giảm không gian văn phòng và chuyển sang xu hướng làm việc từ xa, họ báo cáo tiết kiệm được 78 triệu $ mỗi năm.
“Làm việc từ xa đã phát triển vượt quá việc chỉ là một xu hướng của thiên niên kỷ” Andrea Loubier (giám đốc điều hành của MailBird, công ty phát triển và duy trì một ứng dụng email đa năng cho Windows) viết. “Nó trở thành một cách sống, làm thay đổi không gian làm việc truyền thống mà chúng ta từng biết, với những nhân viên hạnh phúc và năng suất hơn.”
Trong vai trò của tôi tại BlueCotton, có một số công việc như in màn hình hay vận hành máy thêu sẽ rất khó khăn trong việc thuê một cá nhân làm việc từ xa. Tôi đã thật sự bắt đầu tin vào sức mạnh của làm việc từ xa khi tôi thuê một công ty tiếp thị mà hoạt động 100% từ xa. Công ty đó không có văn phòng làm việc, nhưng họ có khả năng thuê được các chuyên gia thuộc tất cả các lĩnh vực và hoàn toàn không phải lo lắng về vấn đề chuyển chỗ.
Đã đến lúc bạn nên dừng lại những lo ngại về người lao động từ xa và sẵn sàng đón nhận họ. Nhân viên của bạn sẽ biết ơn bạn vì điều đó, và khách hàng của bạn về lâu dài cũng sẽ như vậy.
Lược dịch by Thu Hà, TRAMTUYEN.VN