Lọc hồ sơ ứng viên là phần việc nhiều khó khăn nhất trong toàn bộ quy trình tuyển dụng. Hãy tưởng tượng bạn chỉ có thể “chắt lọc” 1 CVs phù hợp trong 200CVs ứng tuyển vào cùng một vị trí. Làm sao để không bỏ sót ứng viên tiềm năng? Làm sao để lọc hồ sơ ứng viên nhanh và hiệu quả nhất cho nhà tuyển dụng không?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên là gì?
Sàng lọc hồ sơ ứng viên có thể hiểu là quá trình xác định xem một ứng viên nào đó có đủ điều kiện cho một vị trí tuyển dụng hay không.
Các tiêu chí sàng lọc: dựa trên thành tích học tập, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, cách trình bày và các thông tin khác (được ghi trong hồ sơ của họ).
Mục tiêu của việc sàng lọc hồ sơ là để quyết định xem có nên đưa ứng viên vào vòng tiếp theo không (thường là vòng phỏng vấn) hay nên từ chối họ.
3 bước sàng lọc hồ sơ ứng viên
Theo các chuyên gia nhân sự, để lọc hồ sơ hiệu quả, bạn nên thực hiện 3 bước dựa trên các tiêu chí cơ bản và tiêu chí ưu tiên của vị trí tuyển dụng. Cả hai loại tiêu chí này đều cần có liên quan đến vị trí đang tuyển dụng và lý tưởng nhất là giống với bản mô tả công việc.
Những tiêu chí này có thể bao gồm:
- Kinh nghiệm làm việc
- Thành tích học tập, chứng chỉ liên quan
- Kỹ năng và kiến thức
- Đặc điểm tính cách
- Năng lực
Bước 1: Lọc hồ sơ ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản
Điều này thật dễ dàng. Nếu vị trí cần tuyển dụng yêu cầu có bằng Đại học, bạn có quyền loại những CV hoặc hồ sơ không thoả mãn điều này. Nếu như ứng viên không có kế hoạch phát triển nghề nghiệp, không có mục tiêu nghề nghiệp và kinh nghiệm làm việc phù hợp với yêu cầu tuyển dụng, ứng viên có nhiều khoảng thời gian thất nghiệp, hoặc ứng viên nhảy việc quá nhiều.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp không đạt tiêu chí cơ bản nhưng nội dung trình bày về kinh nghiệm làm việc lại phù hợp với yêu cầu công việc. Bạn sẽ làm gì? Hãy khảo sát tiếp vòng 2 này.
Bước 2: Sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí ưu tiên
Tiêu chí ưu tiên thường là kinh nghiệm làm việc có liên quan với vị trí tuyển dụng. Ứng viên sở hữu loại tiêu chí này thường có chất lượng hơn, vậy nên khoan gạch tên ứng viên không học Đại học. Hãy để CV đó sang một bên và tiếp tục sàng lọc tiếp.
Tiêu chí tiếp theo là Mục tiêu nghề nghiệp: Qua đó bạn có thể biết ứng viên có phù hợp và gắn bó lâu dài với công ty không.
Hình thức trình bày hồ sơ: gãy gọn, súc tích và hấp dẫn. Một biểu hiện của ứng viên không chuyên nghiệp là hồ sơ có quá nhiều lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả.
Thành tích và thăng tiến nghề nghiệp nổi bật: Đây sẽ là tiêu chí giúp bạn nhận ra các điểm “hơn nhau” giữa các ứng viên – như chất lượng đào tạo mà họ có được hoặc số năm kinh nghiệm làm việc.
Bước 3: Shortlist các ứng viên dựa trên tiêu chí tối thiểu và tiêu chí ưu tiên
Bước này bạn nên xác định mình nên tuyển bao nhiêu ứng viên vào phỏng phỏng vấn dựa vào tỉ lệ chuyển đổi ứng viên qua các vòng.
Tham khảo tỉ lệ chuyển đổi trung bình trong tuyển dụng được ước tính như sau:
- Chuyển đổi từ nộp đơn sang phỏng vấn: 12%
- Chuyển đổi từ phỏng vấn sang thông báo trúng tuyển: 17%
- Chuyển đổi từ thông báo trúng tuyển sang chính thức nhận việc: 89%
Điều này có nghĩa là đối với 100 ứng viên mà bạn lọc hồ sơ, bạn cần shortlist ra 12 người trong số họ vào vòng phỏng vấn, sau phỏng vấn sẽ có 2 người nhận được thông báo trúng tuyển và một ứng viên sẽ chính thức nhận việc.
Điều quan trọng cần ghi nhớ là quá trình sàng lọc hồ sơ ứng viên cần được áp dụng một cách nhất quán và khách quan trên toàn bộ các hồ sơ để đạt được tính chính xác nhất.
Tips nhỏ giúp sàng lọc hồ sơ nhanh chóng và hiệu quả
• Dành ít thời gian để sàng lọc ra các ứng viên không phù hợp (bước 1), và dành nhiều thời gian đánh giá các ứng viên có nhiều khả năng thành công nhất (bước 2).
• Không đánh giá dựa trên “bề nổi”. Nghĩa là sẽ có ứng viên “trông vậy chứ không phải vậy”. Các ứng viên tốt nghiệp từ lĩnh vực kỹ thuật thường không trình bày hồ sơ “mướt mát” như các ứng viên tốt nghiệp từ các ngành xã hội. Vì vậy bạn cần tìm hiểu thật kỹ điều cốt lõi là thành tích của ứng viên.
• Tránh so sánh các ứng viên với nhau. Điều bạn cần làm là so sánh ứng viên dự tuyển với tiêu chuẩn của ứng viên lý tưởng để tìm ra người phù hợp nhất.
Khó khăn và giải pháp khi lọc hồ sơ ứng viên
Khối lượng ứng viên đồ sộ là cơ hội cũng như thách thức lớn nhất của công việc sàng lọc hồ sơ. Tính ra, mỗi vị trí tuyển dụng trung bình nhận được 250 hồ sơ và 88% trong số đó được coi là không đủ tiêu chuẩn. Điều này có nghĩa là một nhà tuyển dụng có thể dành tới 23 giờ chỉ để chọn và tuyển dụng được một người duy nhất vào vị trí công việc đang trống. Ngoài ra, làm thế nào để lọc số lượng lớn mẫu CV mà vẫn đảm bảo được chất lượng tuyển dụng cũng là một vấn đề đang lưu tâm.
Một trong những giải pháp dành cho vấn đề này là sử dụng nền tảng quản lý CV mới nhất của TopCV. Bạn có thể sắp xếp tất cả các CV cho từng vị trí ứng tuyển một cách vô cùng khoa học, đồng thời quản lý được ứng viên nào trước đó chưa phỏng vấn, bị loại và trúng tuyển.
Lời kết
“Cái giá phải trả của việc tuyển nhầm người lớn hơn rất nhiều so với việc không tuyển ai”. Đánh giá ứng viên – bắt đầu từ bước sàng lọc hồ sơ ứng viên – là công việc vô cùng quan trọng và là một yếu tố cần được cân nhắc kĩ lưỡng trong bất kì quá trình xây dựng chiến lược tuyển dụng nào.