Khái niệm của làm việc từ xa nghe có vẻ khá tuyệt vời, bởi nó có rất nhiều lợi ích. Làm việc từ xa cho phép bạn có một thời gian biểu linh hoạt, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, chưa kể đến việc bạn có thể thoải mái ăn tất cả những món mà bạn yêu thích trong khi đang làm việc. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh rằng làm việc từ xa có thể trở thành con dao hai lưỡi và có thể đem lại những thách thức vô cùng độc đáo.
Để hiểu rõ hơn những thách thức này là gì, chúng tôi đã khảo sát trên 17 000 nhà thiết kế và yêu cầu họ xác định mối quan tâm và những trở ngại hàng đầu của họ khi làm việc từ xa. (Tìm hiểu thêm thông tin tại Global Design Survey).
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng tôi đã đưa ra 5 điểm chính dưới đây. Tin tốt là, với tư cách là một nhóm phân phối đầy đủ tại Dribble, chúng tôi có rất nhiều cách để giải quyết những rào cản đặc thù của vấn đề này. Dưới đây là một số lời khuyên của chúng tôi để vượt qua 5 thách thức hàng đầu khi làm việc từ xa:
1. Tách công việc ra khỏi thời gian cá nhân
Khi bạn làm việc tại nhà, thật khó để phân chia thời gian làm việc và thời gian cá nhân của bản thân, đặc biệt là trong thời đại 4.0, khi chúng ta có thể làm việc bất cứ lúc nào chỉ với một chiếc điện thoại trong tay.
THIẾT LẬP RANH GIỚI
Thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống là điều vô cùng quan trọng đối với những người làm việc từ xa. Tắt những thông báo của bạn trong nhiều giờ là một trong những cách tốt nhất để quản lý thời gian của bạn và làm việc một cách hiệu quả. Giới hạn thông báo của một số các ứng dụng như Slack, email hay ứng dụng quản lý dự án để bạn không bị mất tập trung và quay lại chế độ làm việc.
XÁC ĐỊNH RÕ THỜI GIAN LÀM VIỆC
Luôn luôn xác định với đồng nghiệp của bạn về thời gian bạn trực tuyến hay ngoại tuyến. Tại Dribble, chúng tôi có một kênh Slack chuyên dụng để thông báo về thời gian trực tuyến trong ngày. Khi bạn làm việc từ xa, điều quan trọng là bạn cần phải xác định rõ ràng với những đồng nghiệp cùng nhóm về thời gian bạn có khả năng phản hồi với tin nhắn của họ.
“Giữ tập trung trong một môi trường làm việc từ xa không chỉ cần mỗi tính kỷ luật hay sức mạnh ý chí”
RÈN LUYỆN THÓI QUEN HẰNG NGÀY
Ngoài việc thiết lập thời gian làm việc, bạn cũng có thể tự tạo ra và hình thành những thói quen để bắt đầu ngày mới và để kết thúc một ngày làm việc. Việc tạo ra một thói quen mà bạn thường xuyên tuân theo, cho dù đó là một cuộc đi dạo xung quanh toà nhà nơi bạn ở, đọc một chương của một cuốn sách hay nghe một bài hát mà bạn yêu thích, có thể giúp bạn cảm thấy đỡ căng thẳng hơn sau những giờ làm việc căng thẳng và tập trung trở lại cuộc sống của bạn.
LOẠI BỎ SỰ MẤT TẬP TRUNG
Ở nhà, có rất nhiều thứ có thể khiến bạn bị sao lãng, mất tập trung. Nó có thể là bất cứ thứ gì, từ cám dỗ của đồ ăn, hay con chó của bạn cào cửa phòng, hoặc đống quần áo mà bạn có ý định gấp từ nhiều ngày trước. Việc tập trung để làm tốt công việc trong khi có quá nhiều thứ gây phiền nhiễu không phải là điều dễ dàng. (Bạn bè của chúng tôi tại rocketship.fm giải quyết vấn đề này trong podcast của họ tại making time). Để giữ tập trung trong một môi trường làm việc từ xa bạn cần có tính kỷ luật cao và sức mạnh ý chí để có thể loại bỏ những thứ gây sao lãng cho công việc của bạn.
Việc nhận thức được những thứ có thể khiến bạn trở nên mất tập trung và những việc có thể làm tăng khả năng tập trung và năng lượng của bạn chính là chiếc chìa khoá đê xây dựng một môi trường làm việc từ xa và thói quen sẽ giúp bạn được năng suất cao để thành công trong công việc.
2. Vấn đề về giao tiếp
Giao tiếp tại nơi làm việc là một thách thức lớn (ngay cả trong văn phòng truyền thống), do đó, không có gì ngạc nhiên khi một nhóm nhân việc được phân chia ở những nơi làm việc khác nhau trong thời gian khác nhau, những thách thức về vấn đề này càng trở nên khó khăn hơn.
THAM GIA KHAI THÁC KÊNH TRUYỀN THÔNG
Giao tiếp tại các kênh công cộng có tác dụng trong việc chia sẻ thông tin, điều này rất tốt cho những nhân viên muốn hiển thị và chia sẻ những nội dung trong công việc. Việc tạo ra những sản phẩm và những kênh chức năng để nhân viên có thể chia sẻ một cách minh bạch nội dung công việc hay cật nhật hoặc đưa ra các thông báo là một bước tuyệt vời để chia sẻ kiến thức và thông tin. Slack là ứng dụng có khả năng làm việc tốt nhất khi các kênh công cộng được ứng dụng để thực hiện các hoạt động truyền thông. Bạn có thể lưu lại những tin nhắn riêng tư và tin nhắn trực tiếp được sử dụng cho các cuộc hội thoại đặc biệt mà không phải sử dụng toàn bộ kênh.
SỬ DỤNG HÌNH THỨC HỌP TRỰC TUYẾN BẤT CỨ KHI NÀO CÓ THỂ
Chỉ vì bạn làm việc từ xa không có nghĩa là bạn cần phải cắt giảm các cuộc gặp mặt trực tiếp khi cần thiết. Công nghệ này rất dễ sử dụng, luôn sẵn có và đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Đôi khi, một cuộc trò chuyện trực tiếp có thể hiệu quả hơn nhiều so với việc tán gẫu một cách gián tiếp qua điện thoại hay tin nhắn. Hãy khuyến khích những cuộc gọi video khi thực hiện các cuộc họp bởi nói chuyện trực tiếp bao giờ cũng dễ và hiệu quả hơn là nhắn tin.
KHÔNG CHƯƠNG TRÌNH, KHÔNG GẶP MẶT
Các cuộc họp có thể trở nên rất hữu ích trong nhiều tình huống, nhưng nó có thể nhanh chóng đi từ một vài cuộc họp mỗi tuần đến những cuộc họp liên tiếp không có hồi kết. Không ai nhìn vào một cái lịch trống và nói, “cách tốt nhất để làm việc hiệu quả là tổ chức các cuộc họp một cách liên tục. Bằng cách đưa ra những hướng dẫn liên quan đến cuộc họp, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những công việc mà bạn yêu thích. Chẳng hạn, mỗi cuộc họp thường có kéo dài trong 30 phút hoặc ngắn hơn, và đối với các cuộc họp thường trực, người tổ chức cuộc họp sẽ đưa ra một chương trình hoặc kế hoạch làm việc để người khác xem xét trước. Điều này giúp giữ cho mọi thứ đi đúng hướng và giúp nhân viên có trách nhiệm hơn đối với công việc của mình.
3. Thiếu tính liên kết
Khi thiếu những cuộc dã ngoại hay những trò chơi team building, các công ty đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội để gắn kết tinh thần đồng đội. Việc xây dựng đội ngũ nhân viên, gắn kết nội bộ và dành thời gian cùng đồng nghiệp, dù trực tiếp hay gián tiếp, là một khoản đầu tư đáng giá vào năng suất, sự duy trì và sự gắn kết của nhân viên.
GẶP MẶT TRỰC TIẾP
Làm việc từ xa không có nghĩa là bạn không cần phải tham gia các hoạt động gắn kết đồng đội. Hãy cố gắng siết chặt tình đồng nghiệp bằng cách gặp mặt trực tiếp ít nhất một lần mỗi năm. Đó là một cách vô giá để đảm bảo rằng những người bạn đồng nghiệp của bạn có sự kết nối lâu dài, và đó chắc chắn là một khoản đầu tư đáng để thực hiện.
DÀNH THỜI GIAN CHO CÁC HOẠT ĐỘNG NGOẠI KHOÁ
Hãy đảm bảo rằng bạn vẫn có cơ hội gặp nhiều người trực tiếp mỗi tuần, đặc biệt là khi công nghệ đang sẵn có và ngày càng phát triển hơn bao giờ hết. Ví dụ, chúng tôi tổ chức một giờ hạnh phúc ảo mỗi tháng để mang những đồ uống yêu thích của mình và chơi các trò chơi qua các cuộc hội nghị video. Đây là một cách vô cùng hiệu quả để giúp chống lại sự cô đơn, đem lại cơ hội để thúc đẩy sự gắn kết bằng cách kết nối ở cấp độ cá nhân hơn.
TẬN DỤNG CÔNG NGHỆ HIỆN ĐẠI
Khi làm việc từ xa đang ngày càng phổ biến, công nghệ hỗ trợ công việc này cũng đang trở nên sẵn có, và ngày càng có nhiều ứng dụng có thể giúp bạn thúc đẩy kết nối và tham gia giữa các đồng nghiệp trong cùng một nhóm. Ví dụ, ứng dụng Donut là một cách tuyệt vời để giới thiệu các thành viên lạ trong nhóm với nhau và khuyến khích họ gặp gỡ hoặc trò chuyện. Với rất nhiều tuỳ chọn, hãy dùng thử để tìm ra những ứng dụng hoặc phần mềm hoạt động tốt nhất cho nhóm của bạn.
4. Thiếu sự tương tác
Thật tiện lợi khi văn phòng làm việc chỉ cách nhà bạn vài bước chân. Tuy nhiên, bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái cô đơn bởi bạn hiếm khi có cơ hội được rời khỏi nhà.
ĐƯA NHỮNG BUỔI TƯƠNG TÁC VÀO LỊCH TRÌNH CỦA BẠN
Hãy đảm bảo rằng bạn sẽ thực hiện ít nhất một hoạt động xã hội mỗi ngày, cho dù đó là một cuộc gọi điện thoại dài 15 phút với bà, một cuộc hẹn đi uống cà phê với bạn bè hay một bữa ăn trưa với đối tác của bạn. Hãy sắp xếp thời gian và đưa nó vào lịch trình để bạn có cơ hội được tương tác nhiều hơn.
THAY ĐỔI KHÔNG GIAN LÀM VIỆC
Nếu bạn đang bắt đầu có cảm giác bị cô lập, đôi khi một sự thay đổi cảnh quan chính là thứ mà bạn cần. Hãy dành thời gian khám phá các cửa hàng cafe địa phương với kết nối wifi tốt nhất, và sử dụng nó như một văn phòng làm việc thứ hai khi bạn không cảm thấy hiệu quả khi làm việc tại nhà. Nếu có thể, một không gian làm việc chung cũng là một sự lựa chọn lý tưởng dành cho những người làm việc từ xa.
5. Khó khăn trong việc nhận phản hồi
Để có thể làm việc hiệu quả, bạn cần phải nhận những phản hồi cùng với những lời đánh giá, phê bình về chất lượng công việc của mình. Điều này thường trở nên khó khăn đối với nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, có một số cách mà bạn có thể sử dụng để nhận được những phản hồi mở và hiệu quả về công việc của mình.
SỬ DỤNG CUỘC GỌI VIDEO ĐỂ ĐỂ ĐƯA RA PHẢN HỒI
Có thể nói việc giao tiếp dựa trên văn bản góp phần làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều, tuy nhiên, nó cũng có một số thiếu sót. Khi thực hiện việc giao tiếp dựa trên văn bản, lời nói và ý nghĩa có thể dễ dàng bị hiểu sai. Nếu cần đưa ra phản hồi về công việc, hãy sử dụng cuộc gọi video trực tiếp để đảm bảo rằng những lời nhận xét của bạn được hiểu một cách chính xác.
THƯỜNG XUYÊN THỰC HIỆN CÁC CUỘC HỘI THOẠI 1-1
Trong một số tổ chức, các cuộc hội thoại 1-1 thường được tổ chức hàng tuần hoặc hàng tháng. Trong một môi trường làm việc từ xa, hãy đảm bảo rằng luôn có các kênh giao tiếp mở để tạo điều kiện để trao đổi và đưa ra các phản hồi về chất lượng công việc. Khi làm việc từ xa, cần có sự siêng năng để đảm bảo rằng mọi người xác định được mục tiêu rõ ràng, nhận được những phản hồi cần thiết để làm tốt công việc của họ, và quan trọng nhất là họ cảm thấy vui khi được làm việc mỗi ngày.
Để đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm của chúng tôi được tham gia, được thử thách và được hỗ trợ trong việc của họ, chúng tôi sử dụng 15Five để giúp tạo điều kiện đăng ký ảo hàng tuần một cách nhanh chóng và đảm bảo mọi người có cuộc họp 1-1 thường xuyên qua cuộc gọi video, theo dõi mục tiêu và đánh giá hiệu suất.
Nếu được thực hiện đúng cách, chúng tôi vẫn tin chắc rằng làm việc từ xa vẫn đem lại những lợi ích vô cùng lớn. Thực tế là, không có công việc nào được coi là hoàn hảo. Giống như bất cứ điều gì, bạn cần thời gian để làm quen và thích nghi với công việc mới mẻ này. Hiểu được những thách thức phổ biến này là bước đầu tiên để làm việc từ xa hiệu quả. Tuy nhiên, mỗi người đều có phong cách làm việc khác nhau, những gì hiệu quả đối với một người có thể không hiệu quả với người khác. Có thể nói, làm việc từ xa đòi hỏi sự siêng năng và cam kết trung thực không chỉ với đồng nghiệp của bạn mà còn với chính bản thân bạn.