Hướng dẫn – Đăng ký và Xử lý tuyển dụng một ứng viên

Đăng bởi TALEHU 12/10/2022

Giới thiệu

  • Sau khi chạy các chương trình tuyển dụng, Nhà tuyển dụng sẽ nhận được các ứng viên cho Yêu cầu nhân sự, nằm trong các bản Đề xuất ứng viên (Proposal), gửi tới các chương trình tuyển dụng đã chạy của Yêu cầu nhân sự đó.
  • Các Đề xuất ứng viên này được lưu tại mục Dashboard or Menu -> Đề xuất ứng viên nhận được (Received Proposal), hoặc tại phần Recruitment Status của Yêu cầu tuyển dụng tương ứng.
  • Ứng viên nhận được sẽ phân thành 2 nhóm:
    • Ứng viên của các chương trình nội bộ: là các ứng viên đến từ các chương trình tuyển dụng nội bộ như Đăng tuyển nội bộ, Tuyển dụng nội bộ, Nhân viên giới thiệu ứng viên.
    • Ứng viên của các chương trình bên ngoài: là các ứng viên đến từ các chương trình tuyển dụng ngoài như Đăng tuyển ngoài, Giới thiệu ứng viên (ngoài), Tuyển dụng trọn gói, Tuyển dụng thuê ngoài và Thuê nhân sự.
  • Việc tiếp nhận và xử lý các ứng viên đến từ hai nhóm chương trình này sẽ có sự khác nhau. Trong khi ứng viên từ các chương trình nội nội bộ sẽ được xử lý nhanh qua các bước mà không có sự can thiệp đánh giá và phê duyệt bởi TALEHU, thì các ứng viên từ các chương trình tuyển dụng ngoài sẽ cần tuân thủ theo các quy định trong “Chính sách tuyển dụng tại TALEHU”.

Hướng dẫn

  • Tiếp nhận và xử lý các bước tuyển dụng cho một ứng viên của các chương trình nội bộ

    • Các chương trình nội bộ gồm: Đăng tuyển nội bộ, Nhân viên giới thiệu ứng viên, Tuyển dụng nội bộ.
    • Quy trình chung: quy trình tiếp nhận và xử lý một ứng viên của các chương trình nội bộ sẽ gồm các bước: Phê duyệt hồ sơ, Đăng ký tiếp nhận ứng viên, Phỏng vấn & Đánh giá, Mời làm việc, Ký hợp đồng, Đi làm.

    • Bước 1: Phê duyệt hồ sơ và Đăng ký ứng viên
      • Nhà tuyển dụng, là Hiring Manager của một yêu cầu nhân sự, thì được quyền xem danh sách và thông tin chi tiết của các ứng viên của Yêu cầu nhân sự đó.
      • Thông tin ứng viên sẽ bao gồm thông tin về hồ sơ năng lực (Skills & Experience), trong đó có chỉ ra các tiêu chí về lĩnh vực/nghề nghiệp/kỹ năng của hồ sơ mà đáp ứng được với các điều kiện tìm kiếm và sàng lọc của Yêu cầu nhân sự.
      • Nếu Hiring Manager đánh giá hồ sơ năng lực của ứng viên là không phù hợp với yêu cầu thì có thể thực hiện việc từ chối ứng viên bằng cách chọn nút Từ chối.

    • Bước 2: Đăng ký tiếp nhận
      • Nếu Hiring Manager đánh giá hồ sơ năng lực của ứng viên là phù hợp với yêu cầu và muốn chuyển hồ sơ sang các bước tiếp theo thì cần thực hiện việc Đăng ký tiếp nhận ứng viên chính thức với người cung cấp ứng viên, bằng cách chọn nút Đăng ký.
      • Nếu ứng viên thuộc chương trình có trả phí thì tại bước Đăng ký này Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị đủ một khoản đặt cọc có giá trị bằng tổng chi phí dự kiến phải trả cho nhà cung cấp trong tài khoản của mình và khoản này đặt cọc sẽ được tạm khóa (không sử dụng được vào các giao dịch khác) tại tài khoản của Nhà tuyển dụng. Việc giải ngân chính thức sau đó cho nhà cung cấp sẽ theo lộ trình như thiết kế của chương trình của Nhà tuyển dụng, lấy ra từ khoản đặt cọc này.
      • Sau khi đăng ký thành công, thì Hiring Manager có thể xem được các thông tin liên hệ (email, phone…) của ứng viên.
      • Lịch sử đăng ký, thanh toán có liên quan sẽ được lưu tại mục Đăng ký và Lịch sử thanh toán.
    • Bước 3: Phỏng vấn
      • Ứng viên sau khi được Đăng ký sẽ chuyển sang bước Phỏng vấn.
      • Tại bước này Hiring Manager có thể thiết lập thời gian, danh sách người phỏng vấn (từ danh sách người dùng thành viên của tài khoản) và kết quả phỏng vấn cho từng vòng phỏng vấn.
      • Trạng thái các vòng phỏng vấn có thể là Nháp (chưa xếp lịch), Đã xếp lịch và Xong.
      • Lịch phỏng vấn khi được cập nhật sang các trạng thái Đã xếp lịch hoặc Xong thì thông báo sẽ được gửi tới cho các bên liên quan, gồm: Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có), Người phỏng vấn và Hiring Manager.
      • Nếu Hiring Manager muốn chuyển ứng viên sang bước Mời làm việc thì chọn nút Tiếp theo. Nếu muốn từ chối ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 4: Mời làm việc
      • Tại bước này, Hiring Manager có thể tạo và quản lý các thư mời làm việc (Offer Letter) với ứng viên.
      • Trạng thái của Thư mời làm việc sẽ gồm Nháp (chưa xong), Đã gửi (Offer Letter đã gửi tới Ứng viên), Đồng ý (Ứng viên đã đồng ý với Offer Letter), Từ chối (Ứng viên đã từ chối Offer Letter).
      • Offer Letter khi được cập nhật sang các trạng thái Đã gửi, Đồng ý, Từ chối thì thông báo sẽ được gửi cho các bên liên quan, gồm Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có) và Hiring Manager. Các bên liên quan cũng có thể xem thông tin về đề Offer Letter trên TALEHU theo phân quyền phù hợp.
      • Nếu Hiring Manager muốn chuyển ứng viên sang bước Ký kết Hợp đồng thì chọn nút Tiếp theo. Nếu muốn từ chối ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 5: Ký kết Hợp đồng
      • Tại bước này, Hiring Manager có thể tạo và quản lý các Hợp đồng với ứng viên.
      • Hợp đồng với ứng viên sẽ qua các bước Hợp đồng thử việc hoặc Hợp đồng chính thức. Để chuyển từ bước thử việc sang Chính thức thì chọn nút Tiếp theo tại bước Thử việc.
      • Trạng thái của mỗi hợp đồng sẽ gồm Nháp (chưa xong), Đã gửi (đã gửi tới Ứng viên), Đồng ý (Ứng viên đã đồng ý với Hợp đồng), Từ chối (Ứng viên đã từ chối Hợp đồng).
      • Hợp đồng khi được cập nhật sang các trạng thái Đã gửi, Đồng ý, Từ chối thì thông báo sẽ được gửi cho các bên liên quan, gồm Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có) và Hiring Manager. Các bên liên quan cũng có thể xem thông tin về đề Hợp đồng trên TALEHU theo phân quyền phù hợp.
      • Nếu Hiring Manager nếu muốn dừng ký hợp đồng với ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 6: Đi làm
      • Tại bước này Hiring có thể tạo các danh sách các việc cần làm (checklist) để quản lý, theo dõi các hoạt động gia nhập (onboarding) của ứng viên.
      • Mỗi danh sách được tạo có thể được lưu thành mẫu để tái sử dụng.
    • Thanh toán
      • Với chương trình Nhân viên giới thiệu ứng viên, việc thanh toán cho người giới thiệu sẽ theo lộ trình thanh toán của chương trình mà Nhà tuyển dụng đã thiết kế.
      • Chi phí thanh toán sẽ được lấy từ khoản đặt cọc tương ứng, lịch sử thanh toán sẽ lưu tại mục Đăng ký và Thanh toán.
      • Với mỗi thanh toán đã được thực hiện, nếu có khiếu nại liên quan đến thanh toán đó thì Nhà tuyển dụng có thể gửi khiếu nại cho Nhà cung cấp để yêu cầu giải quyết. Nếu quá thời hạn mà nhà cung cấp không giải quyết đuọc các khiếu nại thì TALEHU sẽ xem xét việc hủy thanh toán. Quy trình chi tiết về việc khiếu nại thanh toán xem tại tài liệu Thỏa thuận dịch vụ.

  • Tiếp nhận và xử lý các bước tuyển dụng cho một ứng viên của các chương trình bên ngoài

    • Các chương trình bên ngoài gồm: Đăng tuyển ngoài, Giới thiệu ứng viên (ngoài), Tuyển dụng trọn gói, Thuê ngoài tuyển dụng, Thuê nhân sự.
    • Quy trình chung: gồm các bước Phê duyệt hồ sơ, Đăng ký tiếp nhận, Phỏng vấn, Mời làm việc, Ký hợp đồng, Đi làm.

    • Bước 1: Phê duyệt hồ sơ và Đăng ký ứng viên
      • Nhà tuyển dụng, là Hiring Manager của một yêu cầu nhân sự, thì được quyền xem danh sách và thông tin chi tiết của các ứng viên của Yêu cầu nhân sự đó.
      • Thông tin ứng viên sẽ bao gồm thông tin về hồ sơ năng lực (Skills & Experience), trong đó có chỉ ra các tiêu chí về lĩnh vực/nghề nghiệp/kỹ năng của hồ sơ mà đáp ứng được với các điều kiện tìm kiếm và sàng lọc của Yêu cầu nhân sự.
      • Nếu Hiring Manager đánh giá hồ sơ năng lực của ứng viên là không phù hợp với yêu cầu thì có thể thực hiện việc từ chối ứng viên bằng cách chọn nút Từ chối.

    • Bước 2: Đăng ký tiếp nhận
      • Nếu Hiring Manager đánh giá hồ sơ năng lực của ứng viên là phù hợp với yêu cầu và muốn chuyển hồ sơ sang các bước xử lý tiếp theo thì cần thực hiện việc đăng ký tiếp nhận ứng viên chính thức với người cung cấp ứng viên, bằng cách chọn nút Đăng ký.
      • Nếu ứng viên thuộc chương trình có trả phí thì tại bước Đăng ký này Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị đủ một khoản đặt cọc có giá trị bằng tổng chi phí dự kiến phải trả cho nhà cung cấp trong tài khoản của mình và khoản này đặt cọc sẽ được tạm khóa (không sử dụng được vào các giao dịch khác) tại tài khoản của Nhà tuyển dụng. Việc giải ngân chính thức sau đó cho nhà cung cấp sẽ theo lộ trình như thiết kế của chương trình của Nhà tuyển dụng, lấy ra từ khoản đặt cọc này.
      • Sau khi đăng ký thành công, thì Hiring Manager có thể xem được các thông tin liên hệ (email, phone…) của ứng viên.
      • Lịch sử đăng ký, thanh toán có liên quan sẽ được lưu tại mục Đăng ký và Lịch sử thanh toán.
    • Bước 3: Phỏng vấn
      • Ứng viên sau khi được Đăng ký sẽ chuyển sang bước Phỏng vấn.
      • Tại bước này Hiring Manager có thể thiết lập thời gian, danh sách người phỏng vấn (từ danh sách người dùng thành viên của tài khoản) và kết quả phỏng vấn cho từng vòng phỏng vấn.
      • Trạng thái các vòng phỏng vấn có thể là Nháp (chưa xếp lịch), Đã xếp lịch và Xong.
      • Lịch phỏng vấn khi được cập nhật sang các trạng thái Đã xếp lịch hoặc Xong thì thông báo sẽ được gửi tới cho các bên liên quan, gồm: Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có), Người phỏng vấn và Hiring Manager.
      • Nếu Hiring Manager muốn chuyển ứng viên sang bước Mời làm việc thì chọn nút Tiếp theo. Nếu muốn từ chối ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 4: Mời làm việc
      • Tại bước này, Hiring Manager có thể tạo và quản lý các thư mời làm việc (Offer Letter) với ứng viên.
      • Trạng thái của Thư mời làm việc sẽ gồm Nháp (chưa xong), Đã gửi (Offer Letter đã gửi tới Ứng viên), Đồng ý (Ứng viên đã đồng ý với Offer Letter), Từ chối (Ứng viên đã từ chối Offer Letter).
      • Offer Letter khi được cập nhật sang các trạng thái Đã gửi, Đồng ý, Từ chối thì thông báo sẽ được gửi cho các bên liên quan, gồm Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có) và Hiring Manager. Các bên liên quan cũng có thể xem thông tin về đề Offer Letter trên TALEHU theo phân quyền phù hợp.
      • Nếu Hiring Manager muốn chuyển ứng viên sang bước Ký kết Hợp đồng thì chọn nút Tiếp theo. Nếu muốn từ chối ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 5: Ký kết Hợp đồng
      • Tại bước này, Hiring Manager có thể tạo và quản lý các Hợp đồng với ứng viên.
      • Hợp đồng với ứng viên sẽ qua các bước Hợp đồng thử việc hoặc Hợp đồng chính thức. Để chuyển từ bước thử việc sang Chính thức thì chọn nút Tiếp theo tại bước Thử việc.
      • Trạng thái của mỗi hợp đồng sẽ gồm Nháp (chưa xong), Đã gửi (đã gửi tới Ứng viên), Đồng ý (Ứng viên đã đồng ý với Hợp đồng), Từ chối (Ứng viên đã từ chối Hợp đồng).
      • Hợp đồng khi được cập nhật sang các trạng thái Đã gửi, Đồng ý, Từ chối thì thông báo sẽ được gửi cho các bên liên quan, gồm Ứng viên, Người đề xuất ứng viên (nếu có) và Hiring Manager. Các bên liên quan cũng có thể xem thông tin về đề Hợp đồng trên TALEHU theo phân quyền phù hợp.
      • Nếu Hiring Manager nếu muốn dừng ký hợp đồng với ứng viên thì chọn nút Từ chối.
    • Bước 6: Đi làm
      • Tại bước này Hiring có thể tạo các danh sách các việc cần làm (checklist) để quản lý, theo dõi các hoạt động gia nhập (onboarding) của ứng viên.
      • Danh sách được tạo có thể được lưu thành mẫu để tái sử dụng.
    • Thanh toán phí dịch vụ
      • Sau khi Ứng viên được đăng ký, việc thanh toán phí tuyển dụng cho nhà cung cấp theo lộ trình tuyển dụng nếu có sẽ được thực hiện tại bước tuyển dụng có liên quan, phụ thuộc vào từng loại chương trình tuyển dụng. (Chi tiết xem tại tài liệu Thỏa thuận dịch vụ).
      • Chi phí thanh toán sẽ được lấy từ khoản đặt cọc tương ứng đã được khóa tại tài khoản của Nhà tuyển dụng khi thực hiện việc Đăng ký ứng viên.
      • Lịch sử thanh toán sẽ lưu tại mục Đăng ký và Thanh toán.
      • Với mỗi thanh toán đã được thực hiện, nếu có khiếu nại liên quan đến thanh toán đó thì Nhà tuyển dụng có thể gửi khiếu nại cho Nhà cung cấp để yêu cầu giải quyết. Nếu quá thời hạn mà nhà cung cấp không giải quyết đuọc các khiếu nại thì TALEHU sẽ xem xét việc hủy thanh toán. Quy trình chi tiết về việc khiếu nại thanh toán xem tại tài liệu Thỏa thuận dịch vụ.