Trong khi các tài xế Grab đang ngày đêm lo ngại bị khách hàng “boom” đồ ăn thì nhà tuyển dụng lại đứng ngồi không yên với việc ứng viên không xuất hiện trong ngày đầu tiên đi làm dù đã nhận đề xuất công việc…
Đối với quá trình tuyển dụng, thuật ngữ “Ghosting”, có thể gọi là “Hóa ma”, được hiểu là việc một ứng viên chấm dứt việc phản hồi với nhà tuyển dụng của họ mà không có bất cứ một lý do nào. “Hóa ma” chẳng phải là câu chuyện của riêng nhà tuyển dụng nào và nó đang ngày càng trở nên đau đầu hơn.
“Hóa ma” có thể xảy ra cả khi ứng viên nộp đơn ứng tuyển và khi ứng viên tham gia phỏng vấn. Tuy nhiên, điều gây ra tổn thất lớn nhất đối với công ty đó là khi ứng viên sáng giá nhất cho vị trí công việc đã nhận đề xuất công việc lại không xuất hiện ở công ty trong ngày đi làm đầu tiên mà không có bất cứ một thông báo nào. Việc lỡ mất ứng viên đã nhận đề xuất công việc sẽ gây ra những tổn thất nghiêm trọng bởi công ty có thể phải cân nhắc lựa chọn ứng viên khác có năng lực kém hơn đáng kể. Hoặc với cách giải quyết khác đó là công ty bắt đầu lại việc tìm kiếm ứng viên, chi phí dành cho tuyển dụng mà công ty phải bỏ ra sẽ tăng lên, đồng thời nó sẽ kéo dài thời gian khi mà vị trí công việc đang tuyển không có ai đảm nhiệm, giảm hiệu quả và năng suất làm việc của cả nhóm.
May mắn thay, vẫn có rất nhiều công cụ đơn giản mà nhà tuyển dụng có thể sử dụng để loại bỏ được phần lớn những nguy cơ “Hóa ma” của ứng viên đã nhận đề nghị công việc. Chúng tôi gọi chúng là bộ công cụ “Chống Hóa Ma”.
Mục tiêu của bộ công cụ “Chống Hóa Ma”
Những công cụ trong bộ “Chống Hóa Ma” chứng tỏ mình hiệu quả ở việc chúng giúp cho Nhà tuyển dụng đạt được một vài những mục tiêu quan trọng sau đây:
- Củng cố lại thỏa thuận — Nhắc lại và củng cố thật nhiều những lý do tại sao công việc ở công ty bạn lại thu hút và hấp dẫn hơn nhiều so với những lựa chọn khác cho ứng viên.
- Nhắc nhở cho ứng viên biết rằng họ quan trọng đối với công ty và luôn được mong chờ — Có những hành động và hoạt động được lên kế hoạch trước, thể hiện rằng cả nhóm đã chuẩn bị cùng nhau để đảm bảo rằng người mới được tuyển cảm thấy mình được chào đón và dễ dàng hòa nhập. Một mục tiêu liên quan khác là: Nhắc cho người mới được tuyển biết được rằng sự đóng góp của họ là vô cùng cần thiết, tất cả các thành viên trong nhóm đều tin tưởng vào họ và những việc mà họ sẽ làm cho nhóm.
- Làm cho người được tuyển dừng tìm kiếm công việc — Chủ động giảm thiểu những nguy cơ ứng viên tiếp tục việc tìm kiếm công việc và sau đó lại nhận một đề xuất công việc cạnh tranh khác.
- Giảm bớt những lo lắng của ứng viên về công việc mới — Cung cấp cho ứng viên thông tin nhằm giải đáp những thắc mắc phổ biến nhất và tăng cường sự tương tác giữa ứng viên với cả nhóm để vượt qua nỗi sợ rằng người mới tuyển không phù hợp với cả nhóm.
Bộ công cụ giúp việc “Hóa Ma” biến mất trong giai đoạn trước khi bắt đầu làm việc chính thức.
Những công cụ Chống-Hóa Ma nằm trong bộ công cụ này được thiết kế để áp dụng trong “giai đoạn báo nghỉ” của ứng viên. Thông thường, 2 tuần là một khoảng thời gian dài giữa lúc ứng viên nghỉ công việc hiện tại và bắt đầu một công việc mới khác. Những công ty mạnh và trưởng nhóm tuyển dụng tài giỏi sẽ cố gắng giảm những rủi ro mà ứng viên trúng tuyển không xuất hiện bằng việc xây dựng thêm một quy trình được gọi là quy trình “trước khi ứng viên gia nhập công ty”. Bộ công cụ dưới đây chắc chắc sẽ vô cùng hữu hiệu trong việc làm giảm đi nguy cơ “Hóa ma” của ứng viên trúng tuyển đối với mọi công ty.
Top 20 hành động hiệu quả nhất làm giảm nguy cơ “Hóa ma” trước khi một ứng viên trúng tuyển bắt đầu công việc của mình.
Những công cụ Chống-Hóa ma khác nhau được liệt kê dưới đây được phân vào 6 nhóm và được trình bày dưới dạng những dấu chấm đầu dòng giúp cho bạn có thể dễ dàng theo dõi và tìm được những công cụ thực sự phù hợp và liên quan với tình huống của công ty mình nhất.
Nhóm 1 — Củng cố lại một lần nữa quyết định nhận offer của ứng viên bằng việc nhắc nhở họ rằng công ty của bạn là ưu tú
Hãy làm một vài việc tích cực để nói với ứng viên rằng công ty của bạn là ưu tú và công ty tin tưởng họ ngay cả trước khi họ bắt đầu công việc của mình.
- Gửi cho ứng viên một bức thư cảm ơn — Hãy ngay lập tức cảm ơn họ vì đã chấp nhận đề xuất công việc của công ty. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể củng cố lại việc sale của mình ngay trong lá thư cảm ơn đó bằng cách nhắc nhở cho ứng viên biết rằng họ đã có một sự lựa chọn thông minh qua việc liệt kê những nhân tố làm cho công ty của bạn nổi trội hơn so với công ty khác.
- Gửi cho ứng viên của bạn một bộ vật dụng cho nhân viên mới (a startup package) trước khi họ bắt đầu — Đối với những công việc chuyên nghiệp, bạn hãy cân nhắc việc gửi tới nhà ứng viên của bạn một bộ vật dụng cho nhân viên mới bao gồm điện thoại và máy tính xách tay của họ. Ngoài ra, bộ vật dụng đó có thể bao gồm thêm danh thiếp mới và tập giấy nhớ có tên họ ở trên. Điều này sẽ làm cho người ứng viên cảm thấy giống như mình đã chính thức trở thành một thành viên của nhóm. Nếu như có thể, hãy để cho họ biết địa chỉ email tương lai của họ. Bộ vật dụng này cũng góp phần thể hiện sự tin tưởng của bạn dành cho họ và sự đầu tư của bạn dành cho họ. Cũng ở trong bộ dụng cụ đó, bạn không chỉ có thể gửi kèm tập thông tin về công ty với địa chỉ website, blogs, trang mạng xã hội của công ty,.. và những video miêu tả, giới thiệu họ với công ty của bạn mà còn cung cấp một danh sách những câu hỏi thường gặp kèm câu trả lời tương ứng mà bạn nhận được từ những ứng viên được tuyển trước đó. Bạn nên cung cấp thêm cho họ một số điện thoại hỗ trợ để gọi trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc nào và một checklist tất cả các công việc mà họ cần làm từ thời điểm đó cho tới ngày làm việc đầu tiên tại công ty.
- Đăng lên thông báo giới thiệu về việc gia nhập công ty của nhân viên mới — Hãy đăng một thông báo nói rằng người ứng viên đó sẽ sớm bắt đầu công việc tại công ty của bạn trên các trang mạng xã hội của công ty hoặc thậm chí là trên các trang tin tức địa phương. Điều này có thể tạo cho họ áp lực phải xuất hiện tại công ty.
- Chỉ định cho ứng viên một người hướng dẫn — Hãy để cho họ thấy rằng bạn có thể đem lại sự giúp đỡ cho họ ngay từ đầu. Bạn nên giới thiệu cho ứng viên một người bạn đồng hành – a peer buddy (như cách mà Google làm) hoặc một người hướng dẫn – a mentor và để người đó liên hệ cũng như bắt đầu hỗ trợ ứng viên trong suốt khoảng thời gian họ nhận được thông báo.
Nhóm 2 — Những hành động chủ động nhằm chấm dứt việc ứng viên tiếp tục tìm kiếm việc làm.
Bạn hãy chủ động khuyến khích ứng viên đã trúng tuyển của bạn dừng hoạt động tìm kiếm việc làm ngay lập tức.
- Yêu cầu ứng viên dừng tìm kiếm công việc — Nếu bạn đủ dũng cảm, hãy nói với ứng viên của mình rằng bạn mong đợi họ sẽ dừng tất cả hoạt động tìm kiếm việc làm của họ lại ngay lập tức, hơn nữa, hãy dừng lại việc nói chuyện với những nhà tuyển dụng khác.
- Đề nghị ứng viên nhanh chóng ký thư mời làm việc — Nếu như giữa hai bên mới chỉ có một sự chấp thuận bằng lời nói thì bạn cần phải đưa ra thư mời làm việc chính thức dành cho ứng viên ngay lập tức. Bạn nên khuyến khích họ nhanh chóng ký vào thư mời làm việc chính thức bởi bản thân điều đó sẽ làm tăng mức độ cam kết của ứng viên. Nếu có thể, hãy để ứng viên ký vào thư mời một cách nhanh chóng dưới sự chứng kiến của bạn, vì điều đó sẽ giúp bạn tăng cường hơn nữa việc sale của mình (và cân nhắc thêm việc chụp lại một bức ảnh có cả bạn và ứng viên tại thời điểm thư mời làm việc được ký kết).
- Yêu cầu ứng viên nói với bạn về thời điểm mà họ chính thức nghỉ việc — Hãy cân nhắc việc nói cho ứng viên biết rằng bạn mong đợi họ xin thôi việc tại công ty cũ ngay lập tức và yêu cầu họ thông báo cho bạn biết khi họ đã chính thức làm việc đó. Ngoài ra, hãy khuyến khích những người mới được tuyển thay đổi thông tin cá nhân của họ trên LinkedIn và các trang mạng xã hội khác về nơi làm việc mới của họ – chính là công ty bạn.
- Thông báo cho người giới thiệu ứng viên về việc ứng viên đã nhận công việc ở công ty bạn — Bạn nên thông báo cho người giới thiệu ứng viên về việc ứng viên đó đã chấp nhận lời mời hợp tác từ phía công ty bạn và cảm ơn họ vì đã giúp đỡ. Rất có thể, người giới thiệu sẽ gọi điện thoại chúc mừng ứng viên. Việc người khác biết được rằng mình đã cam kết nhận công việc mới sẽ thôi thúc ứng viên xuất hiện tại công ty vào ngày làm việc đầu tiên tại công ty của bạn.
- Chuẩn bị cho một lời mời đối kháng — Trong vòng một vài ngày sau khi ứng viên đã chấp nhận lời mời làm việc, hãy hỏi ứng viên một cách rõ ràng về việc liệu rằng sếp cũ của họ có đang tích cực đấu tranh để giữ họ ở lại. Ngoài ra, hãy giả định rằng ứng viên của bạn sẽ nhận được một lời mời làm việc từ ngay chính sếp cũ của họ và hãy chuẩn bị một lời mời khác chống lại lời mời đó nếu như công ty của bạn cho phép điều đó.
Nhóm 3 — Làm một vài điều tích cực để thôi thúc ứng viên đi làm vào ngày đầu tiên của họ
Bạn có thể sử dụng một vài trong số những công cụ sau đây để khiến cho ngày làm việc đầu tiên của ứng viên trở nên thực sự đáng mong đợi.
- Cho ứng viên biết được lịch trình hoạt động trong ngày đầu tiên làm việc của họ — Việc biết rằng có rất nhiều những điều quan trọng đã được lên kế hoạch trước cho mình sẽ khuyến khích ứng viên xuất hiện và sẵn sàng cho những hoạt động của ngày làm việc đầu tiên. Lịch trình của ngày làm việc đầu tiên ở công ty có thể bao gồm một cuộc gặp mặt làm quen với các thành viên trong nhóm, tiệc ăn trưa, chụp ảnh kỷ niệm nhóm,… Nếu khả thi, bạn có thể sắp xếp một cuộc hẹn với quản lý cấp cao hoặc thậm chí CEO của công ty để đích thân họ sẽ chào mừng người mới được tuyển trong ngày làm việc đầu tiên.
- Một chiếc video chào mừng được dành riêng cho ứng viên có thể cho thấy rằng họ thực sự được mong đợi — Bạn hoàn toàn có thể gửi cho ứng viên của mình một chiếc video mà cả nhóm dành riêng cho ứng viên đó thể hiện rằng tất cả mọi người đều vô cùng hào hứng với sự gia nhập của họ. Một cách khác, bạn cũng có thể gửi cho ứng viên những bức ảnh chụp nơi làm việc của họ với những thành viên trong nhóm ở xung quanh. Những bức ảnh đó sẽ nhắc nhở họ rằng mọi thứ đã được sắp đặt và sẵn sàng cho họ ngay cả trước khi họ bắt đầu ngày làm việc đầu tiên.
- Đưa ra một mức tiền thưởng cho sự xuất hiện của ứng viên — Nếu bạn thực sự táo bạo, hãy đưa ra cho ứng viên của mình một mức tiền thưởng nho nhỏ khuyến khích họ xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên hoặc sau khi đã hoàn thành một tháng làm việc của mình. Mức tiền thưởng đó có thể sẽ tăng khả năng họ xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên.
- Tác động tới gia đình của ứng viên — Bạn hãy gửi tới gia đình của ứng viên một lá thư chào mừng cùng với những món quả nho nhỏ như chiếc áo phông có in logo của công ty và những mẫu sản phẩm của công ty,… Điều đó sẽ giúp cho ứng viên cảm thấy mình như đã trở thành một phần của nhóm và khuyến khích họ xuất hiện.
Nhóm 4 — Các hành động có thể giảm đi bất kỳ những nỗi lo lắng về ngày làm việc đầu tiên
Nỗi lo lắng và sự sợ hãi thường là những lý do chính cho việc người mới được tuyển không xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên. Bạn hãy cố gắng hạn chế những nỗi lo lắng đó bằng cách thực hiện các việc sau đây:
- Giảm đi nỗi sợ không làm được việc của ứng viên — Mặc dù ứng viên đã nhận công việc của công ty bạn, họ vẫn có thể vô cùng nghi ngờ về việc liệu rằng mình có thực sự đủ năng lực để thực hiện công việc đó hay không. Bạn hãy nhắc cho ứng viên của mình biết rằng họ chắc chắn đáp ứng được mọi yêu cầu về trình độ của công việc và họ chính là một mảnh ghép hoàn hảo cho cả nhóm. Bên cạnh đó, hãy để cho ứng viên biết được rằng quản lý và tất cả các thành viên khác của nhóm đều tự tin 100% về khả năng thành công của họ và nếu như có một mảng nào đó mà họ chưa tự tin cần được củng cố, việc đào tạo thêm sẽ được lên kế hoạch ngay trong ngày làm việc đầu tiên. Nếu khả thi, hãy đưa cho ứng viên số điện thoại của người quản lý (hoặc thành viên khác trong nhóm) và khuyến khích họ gọi trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
- Hạn chế sự hoang mang của ứng viên bằng cách cung cấp đầy đủ cho họ những thông tin về ngày làm việc đầu tiên từ trước đó — Chỉ đơn giản là việc nhận một công việc mới cũng có thể gây ra cho ứng viên của bạn những nỗi lo lắng. Bạn hãy cung cấp cho ứng viên những thông tin về đường đi đến nơi làm việc, bãi đậu xe, trang phục nên mặc, những vật dụng nên/không nên mang trong ngày làm việc đầu tiên. Ngoài ra, bạn cũng nên cho họ biết về địa điểm của văn phòng, số điện thoại, địa chỉ email và loại máy tính mà họ sẽ sử dụng. Hãy để cho họ thấy được rằng cơ sở vật chất tại nơi làm việc của họ đều đã được chuẩn bị sẵn sàng khi họ đến.
- Cung cấp cho ứng viên bộ câu hỏi và giải đáp được tổng hợp từ những thắc mắc của các ứng viên trước — Bằng việc tiết lộ những khảo sát của công ty dành cho nhân viên mới để xác định những vấn đề có thể phát sinh, bạn sẽ thể hiện được cho ứng viên thấy rằng công ty thực sự rất nghiêm túc trong việc nỗ lực làm giảm đi những lo lắng của họ. Hãy cung cấp cho ứng viên thông qua email hoặc website công ty một danh sách đầy đủ những câu hỏi và câu trả lời liên quan đến nỗi lo lắng trong ngày làm việc đầu tiên.
Nhóm 5 — Chỉ ra cho ứng viên thấy những tác động tiêu cực đối với tình hình kinh tế và kinh doanh của công ty nếu như họ không xuất hiện
Bạn nên làm cho ứng viên của mình nhận thức đầy đủ về những vấn đề mà họ có thể gây ra cho nhóm của họ trong công ty khi họ không xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên.
- Hãy cho ứng viên thấy những tác động tiêu cực mà họ gây ra cho cả nhóm từ việc không xuất hiện — Một vài ứng viên sẽ suy nghĩ lại về việc “Ghosting” của mình nếu như bạn để cho họ nhận thức những vấn đề bị gây ra khi một người nhân viên mới không xuất hiện. Bạn hãy bắt đầu bằng việc để ứng viên biết đại thể về tổng thời gian, tiền bạc đã được dành ra cho việc thuê họ và những chi phí bổ sung, khoảng thời gian tăng thêm cần thiết để bắt đầu lại một quy trình tuyển dụng mới. Sau đó, hãy chỉ ra cho ứng viên của mình biết tại sao việc họ không tham gia vào vị trí ngay lập tức sẽ làm hỏng kết quả của cả nhóm và tăng khối lượng công việc cho các thành viên khác.
- Hãy cho ứng viên thấy những ảnh hưởng xảy ra đối với người quản lý/nhân viên tuyển dụng từ việc không xuất hiện của họ — Bạn nên cho ứng viên thấy rằng việc họ không xuất hiện sẽ ảnh hưởng đến uy tín và sự nghiệp của người quản lý/nhân viên tuyển dụng.
Nhóm 6 — Tăng cường việc xây dựng mạng lưới các mối quan hệ và sự gắn kết
Việc ứng viên của bạn đã xây dựng được một mạng lưới các mối quan hệ trong công ty sẽ tăng khả năng họ xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên.
- Tạo điều kiện cho ứng viên trong việc xây dựng mạng lưới nội bộ của họ — Quá trình xây dựng mạng lưới nội bộ của ứng viên trước khi họ bắt đầu công việc sẽ góp phần làm tăng lên mức độ cam kết của họ. Bạn có thể bắt đầu bằng việc gửi một bản tóm tắt về tiểu sử của ứng viên tới những người đồng đội tương lai của họ và khuyến khích việc liên lạc hai chiều. Hãy yêu cầu những người đồng đội đó gửi lời mời kết nối với ứng viên trên LinkedIn cũng như các trang mạng xã hội an toàn khác và khuyến khích một đồng nghiệp duy nhất trở thành “nhà vô địch” trong việc kêu gọi các đồng đội khác kết nối với nhân viên mới ngay lập tức.
- Lập kế hoạch liên lạc thường xuyên cho ứng viên từ phía nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng — Liên lạc trực tiếp có sức mạnh đứng thứ 2 trong các phương thức xây dựng mối quan hệ. Cả nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng nên sử dụng cách tiếp cận CRM (Customer Relationship Management – quản trị quan hệ khách hàng) để đảm bảo rằng họ liên hệ với nhân viên mới ít nhất hai lần trong suốt thời gian nhận thông báo của ứng viên. Những cuộc gọi trên Skype có thể là cách tiếp cận tốt nhất. Ngoài ra, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên và độ rủi ro cao hay thấp của ứng viên, bạn nên sắp xếp ít nhất một buổi hẹn gặp mặt trực tiếp như đi uống cà phê hoặc ăn trưa/tối với ứng viên trong vòng 10 ngày sau khi họ chấp nhận job offer của công ty.
Lời kết
Trong giai đoạn tỷ lệ thất nghiệp thấp, tình trạng “Ghosting” gây ra bởi những ứng viên đã nhận job offer ngày càng trở nên phổ biến. Đặc biệt, ở một thị trường lao động nơi mà việc tìm kiếm người thay thế là một việc vô cùng khó khăn, những ứng viên trúng tuyển không xuất hiện trong ngày làm việc đầu tiên có thể gây ra hàng loạt những vấn đề cho công ty. Một khi bạn hiểu được những lý do đằng sau việc “Ghosting” của ứng viên, việc tìm ra công cụ đơn giản và trực quan để chống lại nguyên nhân của “Ghosting” sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu như bạn vẫn chưa có quy trình “trước khi ứng viên gia nhập công ty” nhằm tập trung vào việc giảm thiểu nguy cơ “Ghosting”, hãy lập tức bắt đầu phát triển nó, bởi bạn sẽ vô cùng bất ngờ về hiệu quả mà những công cụ Anti-Ghosting này đem lại đó!
Lược dịch bởi Thu Hà, TRAMTUYEN.VN